Perdite nascoste nel tuo studio ottico e soluzioni rapide

Introduzione: state perdendo denaro senza saperlo?

Ogni ottico, proprietario di un negozio di occhiali e professionista della cura degli occhi conosce i modi più ovvi per perdere denaro: giornate fiacche, appuntamenti cancellati o occasionali problemi di fatturazione. Ma che dire delle perdite nascoste? Quelle che silenziosamente prosciugano i vostri profitti, settimana dopo settimana, proprio sotto il vostro naso? Se non le cercate attivamente, state quasi certamente perdendo entrate e efficienza. La buona notizia è che, una volta individuate, potete colmarle rapidamente e vedere crescere i vostri profitti.

Le perdite di profitto nascoste più comuni

Pianificazione degli appuntamenti non ottimizzata

Le assenze, le cancellazioni tardive e gli intervalli tra gli appuntamenti sono killer silenziosi. Anche pochi appuntamenti persi a settimana possono comportare una perdita di entrate pari a migliaia di euro all’anno. Senza un sistema di pianificazione solido, è facile che queste inefficienze sfuggano al controllo. Molti studi si affidano ancora alla pianificazione manuale o a sistemi obsoleti, rendendo difficile colmare le lacune dell’ultimo minuto o gestire in modo efficiente le liste d’attesa.

Cattiva gestione dell’inventario

I negozi di occhiali e gli studi ottici spesso si trovano ad affrontare un eccesso di montature che raccolgono polvere o, peggio ancora, l’esaurimento delle lenti più richieste proprio quando i clienti ne hanno bisogno. Lenti a contatto o soluzioni scadute? È una perdita pura. Un inventario che non viene monitorato in tempo reale può erodere silenziosamente i profitti. L’eccesso di scorte immobilizza denaro che potrebbe essere utilizzato altrove, mentre la carenza di scorte porta a perdite di vendite e all’insoddisfazione dei pazienti.

Fatturazione e richieste di rimborso inefficienti (specifico per paese)

La fatturazione manuale, le richieste di rimborso cartacee e i ritardi nella presentazione delle richieste alle assicurazioni possono creare un arretrato che rallenta il flusso di cassa. Errori o omissioni nelle richieste di rimborso possono persino comportare perdite definitive, soprattutto se i rifiuti non vengono individuati e contestati rapidamente.

Nota: questo punto è particolarmente rilevante nei paesi con sistemi sanitari basati sull’assicurazione (come Stati Uniti, Germania o Paesi Bassi), dove gli studi devono presentare le richieste di rimborso alle compagnie assicurative. Nei paesi in cui i pazienti pagano direttamente o dove l’assistenza sanitaria universale copre la maggior parte dei costi (come Regno Unito, Francia o Polonia), le inefficienze nella fatturazione possono riguardare più i pagamenti diretti, i rimborsi governativi o i ticket sanitari piuttosto che le richieste di rimborso assicurativo.

Sottoutilizzo delle competenze e del tempo del personale

Quando il personale dedica ore a compiti amministrativi ripetitivi, come chiamate di promemoria, pratiche burocratiche o inventario, non si concentra sulla cura dei pazienti o sulle vendite. Nel tempo, questa inefficienza si accumula e limita il potenziale di crescita del vostro studio. Può anche aumentare il burnout del personale, con un conseguente aumento del turnover e dei costi di formazione.

Opportunità di upselling e cross-selling perse

Se il vostro team non è formato o non viene incoraggiato a consigliare lenti di qualità superiore, rivestimenti o accessori, state perdendo denaro. Lo stesso vale per la mancata offerta di servizi di follow-up o di appuntamenti di richiamo ai pazienti esistenti. Ogni interazione con un paziente è un’occasione per fornire un valore aggiunto e aumentare i ricavi, ma solo se l’opportunità viene riconosciuta e sfruttata.

Prevenire le perdite di profitto dovute a furti e ammanchi

Il costo reale dei furti negli studi ottici

I furti sono una fonte significativa e spesso trascurata di perdita di profitti negli studi ottici e nei negozi di occhiali. Sia i furti esterni (taccheggio, furto con scasso) che quelli interni (furti da parte dei dipendenti, appropriazione indebita, sottrazione di merce) sono rischi reali. Gli articoli ottici come montature, lenti e accessori sono piccoli, di alto valore e facili da nascondere, il che li rende obiettivi privilegiati.

• Le perdite di inventario (“ammanchi”) nel commercio al dettaglio di articoli ottici possono raggiungere il 7%, una percentuale molto superiore alla media del commercio al dettaglio in generale.
• I furti da parte dei dipendenti, inclusi furti di tempo, appropriazione indebita e appropriazione indebita di prodotti, sono una minaccia ben documentata.
• Con la digitalizzazione dei registri e della fatturazione, anche i crimini informatici e le violazioni dei dati rappresentano rischi emergenti.

Misure di sicurezza equilibrate e proporzionate

• Controlli di accesso con Glasson:
• Uno dei modi più efficaci e non invasivi per proteggere le informazioni sensibili e l’inventario è l’utilizzo di controlli amministrativi all’interno del software di gestione dello studio. Con Glasson, è possibile assegnare facilmente i ruoli di accesso, garantendo che solo il personale autorizzato possa visualizzare o modificare i registri finanziari, i dati di inventario o le informazioni sui pazienti. Ciò riduce i rischi senza creare un clima di sospetto.
• Tracciabilità dell’inventario e audit trail:
• La gestione digitale dell’inventario e gli audit trail automatizzati consentono di individuare tempestivamente eventuali discrepanze, senza necessità di sorveglianza costante o misure invasive. Questo approccio è efficiente e rispettoso del vostro team.
• Formazione e comunicazione del personale:
• Anziché concentrarsi sui controlli dei precedenti o sulla sorveglianza, date priorità alla formazione regolare sulle migliori pratiche, la trasparenza e la responsabilità. Una comunicazione aperta sui motivi per cui sono in atto determinati controlli favorisce una cultura della fiducia e della responsabilità condivisa.
• Misure di sicurezza fisica:
• La sicurezza fisica (come telecamere o display chiusi a chiave) è più importante per le scorte di alto valore o in luoghi con precedenti di furti o problemi di sicurezza. Per molti studi, sono sufficienti controlli digitali robusti e procedure chiare.

Esempi reali: come piccole perdite diventano grandi problemi

Considera un negozio di occhiali che perde solo due appuntamenti a settimana per mancata presentazione. Con un fatturato medio di 100 euro per appuntamento, si tratta di oltre 10.000 euro persi ogni anno. Oppure pensiamo a uno studio che ordina regolarmente montature in eccesso, immobilizzando 5.000 euro in stock invenduto ogni trimestre. Questi numeri non sono insoliti: sono la norma nel settore quando i sistemi non sono ottimizzati.

Un recente sondaggio ha rilevato che quasi il 30% degli studi ottici subisce ritardi nel flusso di cassa a causa della lentezza nell’elaborazione delle richieste di rimborso. Nelle cliniche molto frequentate, il personale può dedicare fino al 25% del proprio tempo a compiti amministrativi manuali, tempo che potrebbe essere impiegato in modo più proficuo per servire i pazienti o generare vendite.

I furti possono essere altrettanto dannosi. La scomparsa di una sola montatura di marca può significare una perdita di centinaia di euro e incidenti ripetuti possono arrivare a migliaia di euro in un anno. I furti interni, come sconti non autorizzati o appropriazione indebita di prodotti, possono essere ancora più difficili da individuare senza controlli adeguati.

Come individuare le perdite nel proprio studio

Monitorate gli indicatori chiave di prestazione (KPI)

Monitorate metriche quali il tasso di mancata presentazione, il turnover dell’inventario, i giorni medi di pagamento e l’utilizzo del personale. Se non conoscete i vostri numeri, non potete risolvere i problemi.

Effettuate semplici controlli

Dedicate ogni mese del tempo alla revisione dei registri degli appuntamenti, dei rapporti di inventario e dei registri di fatturazione. Cercate di individuare eventuali schemi ricorrenti: lacune ricorrenti, stock che non si muovono o reclami che richiedono troppo tempo per essere risolti.

Fai attenzione ai segnali di allarme

Il personale è spesso alle prese con pratiche burocratiche? Vedi prodotti scaduti nel magazzino? I pazienti aspettano troppo a lungo per gli appuntamenti o i controlli? Ci sono discrepanze inspiegabili nell’inventario? Questi sono tutti segni di perdite sottostanti.

Tappare le perdite: soluzioni rapide e pratiche

Adotta un software di gestione dello studio come Glasson

I moderni software di gestione dello studio possono automatizzare la pianificazione degli appuntamenti, inviare promemoria e colmare le lacune con funzioni di lista d’attesa. La piattaforma di gestione dello studio Glasson tiene anche traccia dell’inventario in tempo reale, segnala gli articoli a bassa rotazione e semplifica la fatturazione, riducendo gli errori e velocizzando i pagamenti.

Ottimizzate i flussi di lavoro del personale

Utilizzate un software per automatizzare le attività ripetitive, liberando il personale che potrà così concentrarsi sulla cura dei pazienti e sulle vendite. Implementate check-in digitali, promemoria automatici e fatturazione elettronica per ridurre le pratiche burocratiche e gli errori manuali.

Sfruttate gli strumenti di reporting

Grazie a un sistema di reporting affidabile, potrete individuare rapidamente le tendenze, ad esempio quali prodotti stanno raccogliendo polvere o quali sono i giorni con il maggior numero di appuntamenti mancati. Glasson fornisce dashboard personalizzabili che consentono di agire facilmente sulla base dei dati, senza ricorrere a supposizioni.

Impostate sistemi automatizzati di richiamo e follow-up

Non lasciate che i pazienti sfuggano al vostro controllo. I messaggi di richiamo automatici e i promemoria di follow-up assicurano che ogni paziente torni per le visite annuali, la sostituzione delle lenti o l’acquisto di nuove montature, migliorando sia l’assistenza che i ricavi.

Formate il vostro team per l’upselling e il cross-selling

Fornite al vostro personale script e suggerimenti per consigliare aggiornamenti delle lenti, rivestimenti e accessori.

Rafforzate la prevenzione dei furti

• Utilizzate le funzioni di tracciamento dell’inventario per monitorare i movimenti delle scorte e segnalare eventuali discrepanze.
• Limitate l’accesso agli articoli di alto valore e ai dati sensibili tramite controlli software.
• Pianificate audit regolari e controlli a sorpresa.
• Formate il personale a riconoscere e segnalare attività sospette, concentrandovi sulla trasparenza e sulla responsabilità condivisa.

Trasformare l’efficienza in soddisfazione (e fedeltà) dei pazienti

Colmare le perdite di profitto non significa solo migliorare i risultati finanziari, ma anche offrire un’esperienza più fluida e soddisfacente ai vostri pazienti. Quando la pianificazione è perfetta, il magazzino è sempre rifornito con i prodotti giusti e il personale è concentrato sull’assistenza (non sulle pratiche burocratiche), i pazienti se ne accorgono. I pazienti soddisfatti sono più propensi a tornare, a consigliare l’attività ad amici e a lasciare recensioni positive, creando un circolo virtuoso di crescita.

Le pratiche efficienti possono anche offrire un servizio più rapido, tempi di attesa più brevi e un’attenzione più personalizzata. Questi fattori influiscono direttamente sulla soddisfazione e sulla fedeltà dei pazienti, che a loro volta favoriscono la fidelizzazione e il passaparola.

Il ruolo della trasformazione digitale nella cura degli occhi

La trasformazione digitale non è solo una parola alla moda, ma una necessità pratica per gli studi ottici moderni. Adottando strumenti digitali, potrete:

• Automatizzare le attività di routine e ridurre gli errori manuali.
• Migliorare la comunicazione con i pazienti grazie a promemoria via SMS/e-mail e prenotazioni online.
• Migliorare la sicurezza dei dati e la conformità con i registri digitali.
• Ottenere informazioni utili dall’analisi dei dati e dai report.
• Integrare i fornitori per aggiornamenti e ordini in tempo reale.

Il software Glasson è progettato per aiutare gli studi di tutte le dimensioni ad abbracciare la trasformazione digitale senza perdere il tocco personale che li contraddistingue.

Costruire una cultura della responsabilità e della crescita

Per affrontare le perdite di profitto nascoste non basta la tecnologia: è necessario promuovere una cultura della responsabilità, della trasparenza e del miglioramento continuo. Coinvolgi il tuo team nell’identificazione delle inefficienze e nella ricerca di soluzioni. Festeggia i successi quando individui e risolvi una perdita e incoraggia la vigilanza continua.

Formazione regolare, comunicazione aperta e politiche chiare sono fondamentali per mantenere standard elevati e ridurre al minimo i rischi. Quando il personale si sente responsabilizzato e coinvolto, è più propenso ad assumersi la responsabilità dei propri ruoli e a contribuire al successo dello studio.hey’re more likely to take ownership of their roles and contribute to the practice’s success.

Conclusione: prendete il controllo dei profitti del vostro studio

Le perdite nascoste nel vostro studio ottico non sono inevitabili. Con gli strumenti giusti, una mentalità proattiva e un impegno al miglioramento continuo, potete individuare le inefficienze, risolverle rapidamente e trasformare la vostra attività. Non lasciate che un altro anno passi senza guadagnare denaro. Valutate i vostri flussi di lavoro, responsabilizzate il vostro team e lasciate che il software di gestione dello studio Glasson vi aiuti a massimizzare sia la redditività che la soddisfazione dei pazienti.

Affrontando ogni aspetto, dalla pianificazione degli appuntamenti e l’inventario alla prevenzione dei furti e alla trasformazione digitale, non solo proteggerete i vostri profitti, ma offrirete anche un’esperienza eccezionale ai pazienti che distinguerà il vostro studio.

Olivia Wilson

Olivia Wilson – Specialista dell'industria ottica e consulente aziendale. Olivia Wilson è una specialista nel settore ottico, focalizzata su strategie efficaci per la gestione dei negozi di ottica. Crea contenuti esperti per aiutare i proprietari e i gestori di negozi di ottica ad aumentare le vendite, ottimizzare i processi aziendali e fidelizzare i clienti. Con anni di esperienza nel settore, comprende le sfide uniche del mercato e offre soluzioni pratiche su misura per le realtà di mercato. Olivia è specializzata in marketing ottico, strategie di vendita e nel miglioramento della qualità del servizio clienti. I suoi approfondimenti e le sue analisi aiutano i negozi di ottica a ottenere migliori risultati finanziari e a distinguersi dalla concorrenza. Se cerchi metodi comprovati per far crescere la tua attività ottica, Olivia Wilson è l'esperta di cui puoi fidarti.