Előjegyzési Programok: Miért Szüksége Van az Optikai Praxisnak Modern Foglalási Szoftverre

Éppen 8:47 de. Telefon már hatszor csengett, három páciens vár az asztalon, és még mindig keresed a múlt keddi előjegyzési naptárat, mert valaki mások helyezték el. Ismerős?

Íme, ami valójában történik: míg te telefonban beszélgetsz és papír naptárakat lapozgatsz, az utcád másik végén lévő konkurens csütörtöki teljes programját online foglalásokkal töltötte fel – éjfél és 6 között, amikor még mindenki aludt.

Az előjegyzési programok nem csak digitális naptárak. Az a különbség közöttük, hogy reggel felét a telefonon töltöd vagy ténylegesen segíthetsz az előtted álló pácienseknek.

Fő Insights

• Az amerikai fogyasztók 60%-a az online előjegyzést preferálja a telefonos hívás helyett az egészségügyi előjegyzések esetén – a pácienseid már ezt az opciót várják el
• A 24/7-es online foglalás az üzleti órák után böngészőket is megfog, ezáltal 20-30%-kal növeli az előjegyzéseket
• Az automatizált emlékeztetők 30-40%-kal csökkentik az meg nem jelenéseket, közvetlenül javítva a széktöltöttséget és az ütemezés stabilitását
• Az integrált ütemezés 50%-kal csökkenti a koordinációs időt az előjegyzések közvetlen összekapcsolásával a vizsgálatokkal, receptekkel és számlázással
• Az optikai ellátásnak egyedi követelményei vannak: eltérő előjegyzési típusok (átfogó vizsgálatok, kontaktlencse-kezelések, javítások), eszközallokáció és többszakos koordináció
• A legtöbb páciens telefonjáról foglal előjegyzést munkaidőn kívüli időpontban, szünetekben vagy más helyeken
• A valós idejű rendelkezésre állás megakadályozza a kettős foglalási hibákat, amelyek megsértik a páciensek bizalmát és streszt okoznak a személyzetnek

Mit Jelent az Előjegyzési Program Valójában?

Az előjegyzési programok felhő alapú szoftverei, amelyek naptárakat, időablakokat, orvosi elérhetőséget és páciensek foglalásait kezelik egy központosított rendszerben. Gondolj rá úgy, mint az asszisztensed agyára – de egy olyan agyra, amely sohasem felejt, sosem tart szünetet, és éjjel 3-kor dolgozik, amikor a páciensek hirtelen emlékeznek, hogy új szemüvegre van szükségük.

A modern ütemezési eszközök tartalmazzák az online foglalási portálokat, ahol a páciensek önkiszolgáló módon foglalhatnak, automatikus megerősítéseket és emlékeztetőket, valós idejű rendelkezésre állási kijelzéseket és integrációt az irodai kezelési rendszereddel. A legjobbeknél a páciensek az asszisztensnőid felhívása nélkül foglalhatnak, módosíthatnak vagy lemondhatnak.

Az olyan előjegyzési naptárral ellentétben, amely tegnapi kávé alatt van, ezek a programok össze vannak szinkronizálva az eszközök között, pillanatok alatt frissülnek, és automatikus üzeneteket küldhetnek a várólistán lévő pácienseknek az utolsó percben lemondott időpontokra.

Miért Nem Használhat az Optikai Praxis Generikus Ütemezési Eszközöket?

Az irodád nem szalon. Nem kezelheted az átfogó szemorvosi vizsgálatot ugyanúgy, mint egy 15 perces hajvágást.

Az optikai előjegyzések nagyon eltérőek lehetnek: az átfogó vizsgálatok 45-60 percet vesznek igénybe és specifikus eszközöket igényelnek, a kontaktlencse-kezelések eltérő foglalási ablakokat követelnek meg, mint a keret-módosítások, a gyermekorvosi időpontok hosszabb puffereket igényelnek, a sürgős esetek felborítják az óvatosan megtervezett ütemezéseket, és a keret-kiválasztási konzultációk más személyzetet igényelnek, mint a klinikai vizsgálatok.

A generikus ütemezési eszközök nem értik ezt. Üres naptári blokkokat adnak és azt várják, hogy manuálisan nyomon követed, mely helyiség rendelkezik az autorefraktorral, mely munkatárs jogosult a kontaktlencse-kezelésre, és vajon már három átfogó vizsgálatot foglaltál-e ugyanabban az órában.

Az optikai ellátásra specifikált előjegyzési rendszer megérti, hogy a különböző előjegyzési típusok eltérő időtartamokat, eszközöket és személyzeti kombinációkat igényelnek. Tudja, hogy amikor valaki kontaktlencse-kezelésre foglal, valószínűleg két hét múlva utánkövetésre lesz szüksége. Felismeri, hogy az iskolai közösségi szűrési eseményeket vissza kell csatolni a fő ütemezéshez az utánkövetéshez.

Mit Várnak Valójában a Páciensek a Modern Foglalási Alkalmazástól?

Még akkor is, ha nem mondják ki, az optikai előjegyzések online foglalásában már nem a 2010-es években vagyunk. Ma már a páciensek ugyanúgy foglalhatnak szemvizsgálatot, mint utazást – online, azonnal, mobilról, vasárnap este 11-kor.

Itt van, amit az orvosaid elvárnak (függetlenül attól, hogy hangosan kifejezik-e vagy sem):

A kellemetlenség: ha az előjegyzés számodhoz egy telefonhívást igényel az üzleti órák alatt, pácienseket veszítesz a konkurenseknek, akik online foglalást kínálnak. A fiatalabb páciensek különösen a kényelmet választják az ismeretség helyett.

A Valós Működési Hatás: Számok, Amelyek Számítanak

Beszéljünk arról, hogy a modern foglalási szoftver valójában mit nyújt mérhető értelemben.

Csökkentett telefonos kötet: Az asszisztensi személyzet körülbelül 30-40%-kal kevesebb időt tölt foglalási hívásokkal, amikor a páciensek önkiszolgáló módon foglalhatnak online. Ez az idő átirányítható rá, hogy fogadják a betérőket, feldolgozzák a biztosítást vagy segítsék a pácienseket a keret kiválasztásában.

Magasabb megjelenési arány: Az automatizált szöveges emlékeztetők 30-40%-kal csökkentik a meg nem jelenéseket. Amikor 24 órával az előjegyzés előtt automatikus emlékeztetőt küldötök, a páciensek ténylegesen megjelennek – és az óvatosan megtervezett ütemezés nem omlik össze.

Jobb ütemezési sűrűség: A valós idejű rendelkezésre állás azt jelenti, hogy pontosan azt az időpontot kínálhatod, amely mindkettőtöknek megfelel, ahelyett, hogy találgatnál. Az online foglalás gyorsabban kitölt rések, mert a páciensek azonnal látják az összes elérhető időpontot.

Bevétel-védelmi: Minden betöltetlen előjegyzési időpont elveszett, helyrehozhatatlan bevétel. Az automatizált várolista-kezeléssel rendelkező szoftverek órán belül kitöltethetik a lemondásokat azáltal, hogy szöveget küldnek a pácienseknek, akik korábban szeretnének időpontot.

Személyzeti kiégés-csökkentés: Ha a csapatod nem folyamatosan szakítva foglalási hívások által, az előttük álló páciensekre tudnak összpontosítani. Ez nem mellékes – az asszisztensi kiégés valódi, és a telefon túltöltés fő oka.

Szakértői Hang

„Az olyan praxisok, amelyek ellenállnak a modern foglalási rendszereknek, mindig ugyanazt az okot adják fel: „A pácienseink telefonálni szeretnek.” De amikor az adatok alapján vizsgáljuk, más képet kapunk. Az már meglévő pácienseik hozzászoktak a telefonáláshoz, mert nincs más lehetőség. Közben az új páciensek – különösen a 40 év alattiak – konkurensek webhelyeit böngészik, látják az online foglalást, és sohasem hívnak fel téged. Nem páciensek preferenciáját szolgálod; csak azokat a pácienseket szűröd meg, akik hajlandók elviselni az akadályaidat.”

Adam Smith, Termékvezető @ Glasson

Mely Alapvető Funkciók Szükségesek az Előjegyzési Szoftveredhez?

Nem minden előjegyzési program építkezik azonos módon. Itt van, amit a professzionális szintű optikai foglalás megkülönböztet az alapvető naptáralkalmazásoktól:

24/7 Online Foglalás Intelligens Szabályokkal

Az előjegyzési oldaldnak lehetővé kell tennie a pácienseknek a szolgáltatások kiválasztását, az orvosok kiválasztását, és a valódi rendelkezésre állás megjelenítését – anélkül, hogy a személyzet beavatkozásának lenne szüksége. De a „nyitott hozzáférés” nem jelent káoszt.

Az intelligens ütemezési eszközök lehetővé teszik, hogy irányítsd:

• Mennyivel előre foglalhatnak a páciensek (megelőzi az időpontok felgyüjtését)
• Minimális előzetes értesítés (így senki sem foglal szemorvosi vizsgálatot 20 percen belül)
• Maximum aktív foglalások páciensenkénti (megakadályozza a hely-blokkolást)
• Időintervallumok az előjegyzések között (15, 30 vagy 60 perc a szolgáltatás típusától függően)
• Puffer idő bizonyos előjegyzési típusok előtt/után

Valós Idejű Integráció az Irodai Naptáreddel

A legrosszabb foglalási rendszerek azok, amelyek elszigetelt módon működnek – a páciensek online foglalnak, majd valaki manuálisan bemásolja az összeset a „valódi” ütemezésedbe, valószínűleg egy másik rendszer használatával.

A professzionális integrált ütemezés közvetlenül csatlakozik az irodai kezelési naptárhoz. Amikor egy páciens online foglal éjjel 2-kor, az azonnal megjelenik a személyzet ütemezésében. Amikor az asszisztensnőd telefonon foglal valakit reggel 10-kor, az időpont azonnal eltűnik az online foglalási oldalról.

Ez megelőzi a kettős foglalás rémálmait és kiküszöböli az ismétlődő adatbevitelt. Egy ütemezés, több csatornán elérhető.

Automatizált Kommunikáció, amely Valóban Csökkenti a Meg-nem-jelenéseket

Íme, mi történik, amikor a foglalási rendszerek beépített üzenetküldést tartalmaznak:

1. Páciens foglalást végez → Azonnali szöveges megerősítés dátummal, időponttal és hellyel
2. 24-48 óra az előjegyzés előtt → Automatizált szöveges emlékeztetõ megerősítés vagy módosítás lehetőségével
3. Páciens megerősít → Rendszer rögzíti a megerősítést, a személyzet látja a „megerősített” státuszt
4. Páciens nem válaszol → A személyzet felteheti a prioritást az nem megerősített előjegyzésekre
5. Az előjegyzés után → Automatikus köszönetnyilatkozat a következő éves vizsgálat foglalásának linkjével

Ez az egész sorozat automatikusan fut. Senki a csapatodban nem kell manuálisan szöveget küldenie vagy ellenőriznie, ki megerősített.

Testreszabás a Különböző Előjegyzési Típusokhoz

Az optikai praxisoknak olyan foglalási rendszerekre van szükségük, amelyek megértik az összetettséget:

• Átfogó vizsgálatok: 45-60 perc, vizsgálorszobát és optometristát igényel
• Kontaktlencse-kezelések: 30-45 perc, specifikus leltárt és kezelési szaktudást igényel
• Keret-kiválasztási konzultációk: 30 perc, csak optikus, nincs szükség vizsgálorszobára
• Beállítások és javítások: 15 perc, betérőknek barát
• Utánkövetések: 20 perc, gyakran ugyanaz az orvos, mint az eredeti vizsgálatkor
• Gyermekorvosi vizsgálatok: 60+ perc, türelmet és speciális felszerelést igényel

Az előjegyzési oldalodnak egyértelműen meg kell jelenítenie ezeket a lehetőségeket, automatikusan az időpontot kell allokálnia, és megfelelő személyzetet és erőforrásokat kell hozzárendelnie.

A Glasson előjegyzési rendszere ezt szoftver-sablonok segítségével kezeli, amelyek meghatározzák az időtartamot, szükséges szerepeket és felszerelési igényeket. Amikor egy páciens „kontaktlencse-kezelést” választ, a rendszer automatikusan 45 percet allokál, biztosítja, hogy optometrista legyen hozzárendelve, és ellenőrzi, hogy a próbalencse-leltár elérhető-e.

Fizetési Integráció a Letétekhez és Előrefizetésekhez

Egyes praxisok – különösen azok, amelyeknek magas meg-nem-jelenési arányuk vagy drága felszerelésük van az adott típusú előjegyzésekhez – hasznát vehetik az foglalási oldalon keresztül letét vagy teljes előrefizetés megkövetelésének.

A Stripe és PayPal integráció lehetővé teszi a fizetés beszedését a foglalás időpontjában:

• Letétek speciális előjegyzésekhez (sclera-lencse-kezelések, orthokeratológiai konzultációk)
• Teljes előrefizetés műhelyek vagy csoportos eseményekhez
• Online megvásárlásra kerül sor az ajándékutalványokat, amelyeket a páciensek jövőbeni előjegyzésekre alkalmazhatnak

Ez súrlódást ad az ügyfélnek, így stratégiai módon használd. A rutinszerű szemorvosi vizsgálatok esetén az előrefizetés megkövetelése általában jobban vét, mint segít. Az olyan speciális szolgáltatások esetén, amelyeknek történelmileg magas a lemondási aránya, a letétek védelmet nyújtanak az irodádnak.

Digitális Bevételi Nyomtatványok, amelyek Megspórolják a Check-in Időt

Miért kell a pácienseknek 15 perccel korábban érkezniük az előjegyzésükre, hogy ugyanazokat az egészségi előzményeket töltsenek ki, amelyeket a múlt évben kitöltöttek?

A modern foglalási rendszerek tartalmazzák a digitális kitöltésű nyomtatványokat, amelyeket a páciensek az online foglalás során vagy a foglalás után e-mailben kapnak meg. Az előjegyzés időpontjára már frissített egészségügyi előzményeket, aktuális gyógyszereket, biztosítási adatokat és főbb panaszokat tartalmazó adatok vannak a rendszerben.

A digitális nyomtatvány előnyei:

• A páciensek otthonról töltik ki a nyomtatványokat, amikor kéznél vannak a gyógyszer-listájuk és a biztosítási kártyájuk
• Az űrlapok közvetlenül integrálódnak a páciensfiók-okban – nincs manuális átirat szükséges
• Az egyes előjegyzési típusokhoz testreszabhatod az űrlapokat (átfogó vizsgálat vs. kontaktlencse-ellenőrzés)
• Az űrlapok olvashatóak (nincs több kézírás-dekódolás)
• Könnyű frissíteni és verzió-kezelni

Az kliens-kezelő rendszerek az integrált foglalással közvetlenül a páciensfiók-okban tárolják az adatokat, így az optometristád már befejezett előzményeket lát, mielőtt belépne a vizsgálószobába.

Hogyan Kezeli a Glasson az Előjegyzéseket az Optikai Praxisoknak?

Legyünk konkrétak a professzionális optikai foglalás gyakorlatáról.

Az Integrált Naptár: Egy Ütemezés Mindenhez

A Glasson Office modulja vizuális naptárt biztosít, ahol a személyzet bármelyik időpontra kattinthat az előjegyzés létrehozásához, munkatárs hozzárendeléséhez, a páciens kiválasztásához és a szolgáltatás típusának meghatározásához – mindez egy képernyőről.

A naptár az előjegyzési típus szerint színkódolt, az orvosi rendelkezésre állást egy pillantásra mutatja, és a páciensek státusza (bejelentkezve, folyamatban, befejezve). Amikor több orvosa, több szobája és egyidejűleg futó mobil klinikáid vannak, ez a vizuális tisztaság megakadályozza a káoszt.

Ez nem csak egy foglalási eszköz – ez az központ, amely mindenhez csatlakozik:

• Amikor egy páciens bejelentkezik, a rendszer automatikusan átvált az 8 lépéses diagnosztikai munkafolyamatra
• Amikor a vizsgálat befejezõdik, az előírásadatok közvetlenül áramlanak a lencse-keresésbe
• Amikor a lencsék kiválasztott, a megrendelés elmegy a lézerre az adatok újbóli megadása nélkül
• Minden kommunikáció (megerősítések, emlékeztetők, utánkövetések) rögzítésre kerül a páciensfiók-ban

Az Nyilvános Foglalási Oldal: Páciensek 24/7-es Önkiszolgálása

A Glasson online foglalási modulja az praxisoknak dedikált foglalási oldalt biztosít egy megosztható linkkel, amelyet a weboldaladon, a Google Saját Vállalkozásom profilon, a Facebook oldalon vagy az e-mail aláírásban közzétehetsz.

Mit látnak a páciensek:

• Szolgáltatásválasztás (szemorvosi vizsgálat, kontaktlencse-kezelés, keret-konzultáció, beállítás)
• Orvosválasztás (vagy „első elérhető”)
• Naptár az elérhető dátumokkal
• Időpontok 15/30/60 perces intervallumokkal (ezt te konfigurálod)
• Azonnali foglalás-megerősítés

Mit irányítasz a háttérben:

• Mennyivel előre lehet foglalni (pl. max 30 nap)
• Minimális előzetes értesítés (pl. legalább 4 óra)
• Munkaórák orvosokhoz
• Maximum aktív páciensenkénti foglalások
• Mely szolgáltatások jelennek meg az előjegyzési oldalon

Biztonsági funkciók:

• SMS-ellenőrzés a fiók létrehozásánál (csökkenti a hamis foglalásokat)
• GDPR-kompatibilis adatkezelés
• Biztonságos hitelesítés páciensfiók-okhoz
• Sebesség-limitálás az előjegyzés-spam megelőzésére

Ismétlődő Előjegyzések és Utánkövetésütemezés

Az optikai ellátás gyakran előrelátható ismétlődő előjegyzéseket magában foglal: éves szemorvosi vizsgálatok, negyedéves kontaktlencse-ellenőrzések, havi száraz szem kezelések.

A professzionális ütemezési rendszerek lehetővé teszik ismétlődő előjegyzések beállított intervallumokkal (három hónaponként, hat hónaponként, évente) egyetlen művelettel történő foglalásához, ahelyett, hogy hat külön előjegyzést kellene manuálisan beírni.

Még jobb: az átfogó vizsgálat végén, az utánkövetésnél, a személyzet azonnal foglalhat következõ év éves vizsgálatát, miközben a páciens az előtted áll. A rendszer még automatikus emlékeztetőt is küldhet 30 nappal az előjegyzés előtt annak megerősítésére, hogy még mindig megfelelő.

Kommunikáció és Emlékeztetõ Automatizálás

A Glasson kommunikációs modulja közvetlenül csatlakozik az ütemezéshez:

Automatizált munkafolyamatok:

• Foglalás-megerősítés küldés azonnal az előjegyzés után
• Szöveges emlékeztetõk 24-48 óra az előjegyzés előtt (testreszabható időzítés)
• Követõ üzenetek az elvégzett előjegyzések után
• Visszahívási kampányok az éves vizsgálatra esedékes páciensek számára
• Az utolsó percben létrejövõ lemondások kitöltésére irányuló célzott foglalási meghívások

Az összes üzenet tartalmazza:

• Páciens neve (személyesítés)
• Előjegyzés dátuma, időpontja és helye
• Szolgáltatás típusa
• Az orvos neve
• Egy kattintásos linkek az átütemezéshez vagy lemondáshoz
• Praxis kapcsolatadatai

Mivel a kommunikáció rögzítésre kerül a páciensfiók-ban, a csapatod egy pillantásra láthatja, ki megerősített, ki módosított, és ki ignorált három szöveges emlékeztetõt (valószínûleg szüksége van egy telefonhívásra).

Statisztika és Ütemezés Optimalizálás

Honnan tudod, hogy az előjegyzési rendszered valóban működik-e?

A Glasson statisztikai modulja méri az értékeléseket:

• Az előjegyzések száma forrás szerint (online foglalás vs. telefon vs. betérô)
• Foglalás-konverzió aránya (hányan kezdenek online foglalást, de nem fejezik be)
• Meg-nem-jelenés arány előjegyzési típus szerint
• Az előjegyzés és az előjegyzés között átlagos idõ
• Orvosi kihasználtság (milyen telt az egyes orvosok ütemezése)
• Bevétel az előjegyzés-ciklushoz képest
• Lemondási mintázatok (hétfőke rosszabbak-e, mint csütörtökök?)

Ez az adatok segítik az előjegyzési szabályok optimalizálását, az idõallokációk módosítását, és annak meghatározásához, mely emlékeztetõ-stratégiák működnek a legjobban.

Mit Keress az Előjegyzési Programok Kiválasztásakor?

Ha értékelsz az optikai praxisod ütemezési eszközeit, itt van a gyakorlati ellenõrzõ lista:

Optikai Munkafolyamat-megértés

Ismeri-e a rendszer az optikai ellátást?

• Többféle előjegyzési típus eltérő időtartamokkal
• Az orvosok szakterületei (optometrista vs. optikus vs. technikus)
• Az eszközök és szobák allokációja
• Többhelyes praxisok támogatása
• Közösségi eseményfoglalás mobil klinikák számára

A generikus ütemezési eszközök étteremhez vagy fodrászhoz építve kénytelenek vagy hack-elni az korlátozásukat. Az optikai ellátásra specifikált szoftver mint a Glasson a munkafolyamatidõt kezdi és onnan építkezik.

Páciensek Felhasználói Élménye

Az előjegyzési oldal valóban használható-e?

• Mobil-reagálóanyag kialakítás (az legtöbb foglalás telefonon történik)
• Gyors betöltési idõk (minden másodperc késedelme a konverzió csökkenéshez vezet)
• Egyértelmû szolgáltatási leírások (a páciensek nem találgathatnak, mit jelent az „átfogó”)
• Azonnali rendelkezésre állási kijelzés (nincs „kérvény beküldése és visszahívásra várakozás”)
• Egyszerû fiók-létrehozás (ne kövess meg 15 mezõt az szemorvosi előjegyzéshez)

Tesztelje az előjegyzési oldalt a telefonján. Ha te frustrálódnak, a páciensid biztosan.

Integrációs Mélység

Csatlakozik-e az előjegyzés mindenhez?

• Páciensfiók-ok és klinikai adatok
• Előíráskezelés
• Lencse-leltár és megrendelés
• Számlázás és biztosítás-feldolgozás
• Kommunikáció és emlékeztetõ-rendszerek

Az önálló foglalási naptárak több munkát okoznak, mert a személyzet manuálisan másolja az adatokat a rendszerek között. Az integrált platformok egy előjegyzés kiváltja az egész munkafolyamatot.

Automatizálási Lehetõségek

Képes-e a rendszer az manuális munkát csökkenteni?

• Automatizált emlékeztetõk SMS és e-mail-en keresztül
• Várólistás menedzselés a lemondások kitöltésére
• Ismétlõdõ előjegyzések az éves vizsgálatokhoz
• Az elektronikus bevételezési formanyomtatványok automatikus küldése az előjegyzés után
• Az utánkövetési kampányok szándékainak az előjegyzés típusa alapján

A legjobb foglalási rendszerek nem csak az előjegyzéseket kezelik – testreszabják az egyes előjegyzések körüli kommunikációt a meg-nem-jelenések csökkentésére és a páciensek elkötelezettségének javítására.

Biztonság és Megfelelõség

Védett-e az páciensek adatai?

• GDPR-megfelelõség a nemzetközi páciensekhez
• HIPAA-szintû biztonság az amerikai praxisokhoz
• Szerepkör-alapú hozzáférés-vezérlés (a személyzet csak azt látja, amire szüksége van)
• Vizsgálati naplók (ki módosított mit és mikor)
• Az adatok biztonsági mentése és helyreállítási rendszerek

Az optikai praxisok érzékeny egészségügyi adatokat kezelnek. Az előjegyzési rendszered ezeket megfelelõen kell, hogy védje és megfelelõséget mutasson, amikor az ellenõrzõk kérdéseket tesznek fel.

Méretezhetõség és Támogatás

Fog-e növekedni a rendszer Önnel?

• Többszeres orvosi támogatás (adhatsz hozzáad személyzetet a rendszer romlása nélkül?)
• Több helyzetes képességek (ha nyitasz egy második irodát)
• API-hozzáférés az egyéni integrációhoz más eszközökkel
• Képzés és bevezetés támogatás a személyzet számára
• Reagálás ügyfélszolgálat a problémák felvetõdésekor

Nem csak az előjegyzési szoftverek vásárolsz – választasz az hosszú-végű partnert az praxis-növekedéshez.

A Glasson Elõny: Optikai Előjegyzés Megfelelõen Végzett

Íme, miért választanak az optikai praxisok Glasson-ös integrált platformot az önálló foglalási eszközök helyett:

Egy rendszer, teljes munkafolyamat: A páciens online foglal → Az előjegyzés megjelenik a személyzet naptárában → A bejelentkezés kiváltja a vizsgálati munkafolyamatot → Az előírásadatok áramlik a lencse-keresésbe → A megrendelés elmegy a lézerhez → Az utánkövetési emlékeztetõk automatikusan küldõdnek

Nincs ismétlõdõ adatbevitel, nincs szétkapcsolt rendszer, nincs manuális másolás a platformok között.

Az optikai ellátás beépítve az elsõ naptól:

• Előjegyzési sablonok minden típusú látogatáshoz
• Az orvosok hitelesítése (mely személyzet végezhet mely szolgáltatásokat)
• Az eszközök ütemezése (megakadályozza az autorefraktor kettõs foglalásait)
• 3,5 millió kombinációk lencse-adatbázisa közvetlenül az előjegyzéshez csatlakozva
• A biztosítás-ellenõrzés az foglalásba integrálva

Professionális páciensek élménye:

• Mobil-optimalizált foglalási oldal, amelyet bárhol megoszthaul
• SMS-ellenõrzés a hamis foglalások megelõzésére
• Automatizált emlékeztetõk egy kattintásos megerõsítés/lemondással
• A biztonsági páciensek portáljai az előjegyzések kezeléséhez
• Google-naptár szinkronizálás azoknak a pácienseknek, akik az személyes naptárakban szeretnék az előjegyzéseket

Gyakorlat-barát adminisztráció:

• Az szín-kódolt típusokkal jelölt naptár az előjegyzési típusok szerint
• Húzza-dobás átütemezés
• Tömeges akciók a személyzet ütemezésének módosítására
• Az értesítés-rendszer az sürgõs foglalásokhoz vagy módosításokhoz
• Az részletes foglalás-elemzések az optimalizáláshoz

Igazolt eredmények:

• A praxisok arról számolnak, hogy az új foglalások 40-60%-a az üzleti órák kívül történik
• A meg-nem-jelenés arány 30-40%-kal csökken az automatizált emlékeztetõkkel
• Az asszisztensi telefonos mennyisége 35-50%-kal csökken
• A személyzet elégedettsége javul, amikor nem szakadnak meg folyamatosan

Az Váltás Elvégzése: Mi Történik Valójában?

Aggódol a papír könyvekbõl vagy az jelenlegi rendszerbõl az modern előjegyzési szoftverekre való átváltás miatt?

1. hét: Beállítás és testreszabás

• Az meglévõ páciensfiók-okat importálása
• Az előjegyzési típusok, időtartamok és személyzeti hozzárendelések konfigurálása
• Az foglalási szabályok beállítása (előzetes értesítés, maximum foglalások, időintervallumok)
• Az emlékeztetõ üzenetek és megerõsítés sablonok testreszabása
• Az nyilvános foglalási oldal beállítása

2. hét: Személyzet képzése

• Az előjegyzések létrehozása, szerkesztése és törlése
• Az páciensek bejelentkezése és a munkafolyamatainkon áthaladása
• Az online foglalás tesztelése páciensek perspektívájából
• A mobil hozzáférés beállítása az ütemezéshez

3. hét: Puha indítás

• Az rendszert belsõleg használja továbbra is a régi rendszert mint tartalékot
• Az foglalási linket néhány megbízható páciensnek megosztva az visszajelzéshez
• Az foglalási mintázatok nyomon követése és szabályok szükség szerinti módosítása
• Az rendszervel való interfész megbízhatóságának építése

4. hét+: Teljes telepítés

• Az foglalási linket weboldal, közösségi média, e-mail aláírások hozzáadása
• Az összes személyzet képzése haladó funkcióhoz
• Az régi foglalási rendszer leépítése
• Az metrikák nyomon követése és az optimalizálás

A Glasson támogatás-csapata útmutatást adnak az praxisok erre az átmenetére az dedikált bevezetésvel, személyzet-képzési munkamenetekkel, és folyamatos technikai támogatással.

GYIK

1. Mennyibe kerülnek az előjegyzési szoftverek?
A díjak nagyban eltérnek. Az önálló foglalási eszközök körülbelül 30-50 dollár/hónaptól kezdõdnek, de hiányzik az optikai ellátás-funkciók. Az átfogó praxis-kezelõ platformok, mint a Glasson, az előjegyzéseket egy integrált rendszer részébe foglalják, jellemzően 100-300 dollár/hónap a funkciók és praxis-méret szerint. Gondold meg az össz-költséget vs. az értéket: időmegtakarítás, megakadályozott meg-nem-jelenések és az további foglalások.

2. Foglalhatnak a páciensek a Google-n vagy a Facebook-on keresztül?
Igen, a modern foglalási rendszerek linkeket biztosítanak, amelyeket bárhol megoszthaul. Az előjegyzési oldal URL-je mehet az Google Saját Vállalkozásom profilra, a Facebook oldalra, az Instagram bióba, az weboldal és az e-mail aláírásba. Egyes rendszerek közvetlen Google-naptár integrációt kínálnak a személyzet számára.

3. Mi történik, ha az páciens az előjegyzési típust helytelenül válassza?
A minõségi foglalási oldalak egyértelmû szolgáltatási leírásokat és időtartam-becsléseket biztosítanak. Ha az páciens helytelenül foglal, az személyzet könnyen megváltoztathatja az előjegyzési típust a rendszerben, amely automatikusan az időallokációkat állítja és egy frissített megerõsítést küld az helyes részletekkel.

4. Hogyan csökkentik az automatizált emlékeztetõk a meg-nem-jelenéseket?
Az páciensek elfelejtik az előjegyzéseket vagy az élet elfoglalt lesz. Az automatizált szöveges emlékeztetõk 24-48 óra az előjegyzés előtt időt adnak a pácienseknek az átütemezésre ahelyett, hogy egyszerûen nem jelennék meg. Az olyan rendszerek, amelyek az egy kattintásos megerõsítés/lemondás opciókat tartalmazzák, a legmagasabb sikerességi arányokat látják – 30-40% csökkentés a meg-nem-jelenésekben.

5. Korlátozhatom, mely szolgáltatások jelennek meg az online foglalási oldalon?
Abszolút. A legtöbb praxis az összetett vagy speciális előjegyzéseket (sclera-lencse kezelések, gyermek-kiértékelések) csak telefonos foglalásnak hagyja, miközben a rutinszerû vizsgálatokat, kontaktlencse-ellenõrzéseket és konzultációkat engedik az online foglalást. Az irányítód pontosan, mely szolgáltatásokat és a páciensek önmagukat könyvelhessenek.

6. Mi történik, ha két személy egyszerre próbálja lefoglalni ugyanaz az időpontot?
A valós idejû elérhetõségi rendszerek ezt megakadályozzák. Amikor valaki egy helyet foglal, az ideiglenesen tartott. Ha néhány percen belül befejezi az foglalást, az hely eltûnik az elérhetõségbõl. Ha az folyamatot elhagyja, az hely automatikusan felszabadul. A kettõs foglalás szinte lehetetlen.

7. Az előjegyzési szoftverek több helyeken dolgoznak?
A professzionális rendszerek az több helyeken az praxisokkal foglalkoznak az egyes naptárak, személyzeti hozzárendelések, és foglalási oldalak az helyenként. A Glasson támogatja több helyeket egy fiók alatt, lehetõvé téve az pácienseknek, hogy az az foglalás során választanak, mely irodát szeretnék meglátogatni.

8. Hogyan mûködik az fizetési integráció az foglalás-letétekhez?
Az Stripe vagy PayPal integrációval rendelkezõ rendszerek lehetõvé teszik az letét vagy teljes előrefizetés megkövetelésének az online foglalás során. Az konfiguráló mely előjegyzési típusok igényelnek fizetést, és az foglalási oldal biztonságosan beszedik az fizetést az az foglalás megerõsítése elõtt. Hasznos az olyan speciális szolgáltatásokhoz, amelyeknek történelmileg magas a lemondási aránya.

9. Az páciensek módosíthatják az előjegyzéseket saját magukban?
Igen, az páciensek portáljai a modern foglalási rendszerekben az önkiszolgáló átütemezésre az által meghatározott szabályok között (pl. legalább 24 óra korábban kell átütemezni). Ez csökkenti az telefonos mennyiséget és megakadályozza a meg-nem-jelenéseket, mivel az könnyû az terveket módosítani.

10. Mi a helyzet az betérõ előjegyzésekkel és a sürgõs esetekkel?
Az foglalási rendszerek az mellett az betérõ-kapacitás. Az személyzet pillanatok alatt az betérõket az ütemezéshez adhatja, az helyeket „vészeset tartva” vagy az ugyanaz napi foglalásokat az irodából. Az rendszer az az valódi optikai praxis-áramláshoz, nem pedig az fordítottan.

Olivia Wilson

Olivia Wilson – Optikai iparági szakértő & Üzleti tanácsadó. Olivia Wilson az optikai iparág specialistája, aki hatékony stratégiákra fókuszál az optikai üzletek kezelésében. Szakértő tartalmakat készít, hogy segítse az optikai üzletek tulajdonosait és vezetőit az értékesítés növelésében, az üzleti folyamatok optimalizálásában és a vásárlói hűség kiépítésében. Az évek során szerzett tapasztalatával jól ismeri az iparág egyedi kihívásait, és a piac realitásaihoz igazodó, gyakorlati megoldásokat kínál. Olivia az optikai marketingben, értékesítési stratégiákban és a vásárlói szolgáltatások minőségének javításában szakosodott. Elemzései és meglátásai segítik az optikai üzleteket abban, hogy jobb pénzügyi eredményeket érjenek el és kitűnjenek a versenytársak közül. Ha bizonyított módszereket keres optikai vállalkozása növekedéséhez, Olivia Wilson az a szakértő, akiben megbízhat.