Optometriai rendelő menedzsment szoftver: Miért kerül a jelenlegi rendszer valószínűleg többe, mint gondolná?

Ismeri azt a pillanatot, amikor Ön a lencsekatalógusokat böngészi, míg a páciense a telefonjával foglalkozik, valószínűleg azt keresve, hogy „hol lehet olcsóbban szemüveget vásárolni online”?

Vagy azt a pénteket, amikor két órával tovább maradt, hogy összehangolja a számlákat, és még mindig nem tudta kideríteni, miért nem egyeznek a számok?

A valóság a következő: az optometriai rendelők 67%-a nem követi nyomon rendszeresen pénzügyi teljesítményét, mert a szoftverük túl bonyolulttá teszi ezt. A személyzetük órákat tölt adminisztratív feladatokkal, amelyeket a modern szoftverek perceken belül elvégeznek.

Ha bólint, akkor itt az ideje, hogy őszintén beszéljünk a rendelőirányítási rendszeréről – és arról, hogy valóban irányítja-e a rendelőjét, vagy csak lassítja a munkát.

Főbb megállapítások

• A sebesség számít: A modern rendszerek 3,5 millió lencseváltozatot keresnek meg kevesebb mint 0,2 másodperc alatt – nincs többé katalógusok böngészése
• A tanulási görbe valósága: A személyzetnek kevesebb mint egy óra alatt el kell sajátítania az alapokat, nem pedig hetekig tartó képzéssel
• A rejtett költségek összeadódnak: A felhasználónkénti licencelés és a kiegészítők megduplázhatják a tényleges szoftverköltségeket
• Végrehajtási ütemterv: 2-4 hétre számítson a teljes áttéréshez, nem pedig 8-12 hétre, ami zavart okoz
• A meg nem jelenés megelőzése: Az automatikus emlékeztetők 30-45%-kal csökkentik a meg nem jelenéseket, havonta több ezer dollárt takarítva meg.
• Az integráció a legfontosabb: A fragmentált rendszerek heti 10-15 órát vesztegetnek el minden alkalmazottal.
• A betegek elvárásai megváltoztak: A kinevezések 67%-át munkaidőn kívül keresik – a 24/7 foglalási rendszer ezeket is rögzíti.
• Valódi költségösszehasonlítás: Számítsa ki a teljes költséget, beleértve a felhasználónkénti díjakat, a kiegészítőket, a bevezetést és a támogatást – ne csak az alapárat.

Mi a fontos a praxismenedzsment szoftverekben

Amikor optometriai praxismenedzsment szoftvereket értékel, három dolog határozza meg, hogy a munkatársai szeretni fogják-e vagy utálni fogják-e:

Időt takarít meg vagy pazarol? Ha a recepció 20 percet tölt minden beteg biztosítási ellenőrzésével, mert a rendszer hét különböző képernyőt igényel, az probléma. Ha a megfelelő progresszív lencse megtalálása 15 perc katalóguskeresést igényel, az probléma.

Összekapcsolja a munkafolyamatokat, vagy széttöri őket? A vizsgálat recepthez vezet. A recept lencse kiválasztásához vezet. A lencse kiválasztása megrendeléshez vezet. Ez egy munkafolyamat, nem négy különálló feladat négy különböző rendszerben. Mégis sok praxis összefoltozza az EHR-t, a különálló optikai POS-t, a harmadik fél által végzett számlázást és talán egy negyedik rendszert a betegekkel való kommunikációhoz. Minden átadás súrlódást, hibákat és időpazarlást okoz.

Az árképzés értelmes, ha ténylegesen kiszámolja? A „199 dollár/hó” áron hirdetett rendszer remekül hangzik, amíg rá nem jön, hogy ez szolgáltatónként, helyszínenként értendő, és nem tartalmazza a ténylegesen szükséges modulokat. Adjon hozzá két optometristát, három helyszínt és az optikai kiskereskedelmi modult, és hirtelen 1400 dollárra jön ki havonta – még a személyzet felhasználónkénti díjai nélkül.

A lencseadatbázis problémája (és hogyan oldja meg a modern szoftver)

Képzelje el a következő helyzetet: egy páciensnek progresszív lencsékre van szüksége, amelyeknek tükröződésmentes bevonatuk van, szűrik a kék fényt, és ő erősen rövidlátó, jelentős asztigmiával. Az optikus megnyit egy katalógust. Aztán még egyet. Majd megkeresi a Google-on a konkrét lencsesorozatot. Tíz perccel később még mindig nem biztos abban, hogy megtalálta a legjobb megoldást.

A páciens előveszi a telefonját. Tudja, mit csinál: összehasonlítja az Ön árait az online kiskereskedők áraival.

A modern lencsekereső szoftver a következőképpen működik:

Egy átfogó adatbázis több mint 3,5 millió lencseváltozatot tartalmaz, és kevesebb mint 0,2 másodperc alatt végzi el a keresést. A rendszer több mint 22 000 látáshibakombinációt támogat, ami azt jelenti, hogy gyakorlatilag minden recepthez azonnal rendelkezésre állnak a tudományosan optimális lencseajánlások.

A munkafolyamat a következő:

1. Írja be a recept paramétereit (gömb, henger, tengely, PD)
2. Alkalmazzon szűrőket (progresszív kialakítás, bevonat preferenciák, anyag)
3. Tekintse át a legmegfelelőbb találatokat az árakkal és a specifikációkkal együtt
4. Válasszon, és lépjen közvetlenül a megrendeléshez

Teljes idő: kevesebb mint 60 másodperc.

Egy praxis tulajdonos nyomon követte ezt: az intelligens lencsekereső bevezetése után az átlagos kiszolgálási idő 23 percről 11 percre csökkent. Ez azt jelenti, hogy ugyanazon órákon belül heti 48 további beteget tudtak kiszolgálni. Átlagosan 400 dolláros optikai értékesítés mellett ez 19 200 dollár további havi bevételt jelent, csak a katalógusban való keresgélés kiküszöbölésével.

Ügyfélkezelés: Miért kell mindennek összekapcsolódnia

Hány kattintás szükséges ahhoz, hogy a jelenlegi rendszerében megtekintse a beteg teljes előzményeit? Az utolsó vizsgálatát? A receptjeinek előzményeit? Milyen keretet vásárolt? Van-e tartozása?

Ha a válasz „három különböző helyen kell ellenőriznem”, akkor a rendszer fragmentálja a munkafolyamatot.

Hogyan néz ki valójában a ügyfélkezelés:

Minden információ egy egységes betegrekordban található: teljes orvosi és látáselőzmények, az összes vizit vizsgálati eredményei, vásárlási előzmények a keret és a lencse részleteivel, kommunikációs napló, időpontfoglalási előzmények, biztosítási fedezet, fennálló tartozások és a beteg preferenciái.

Kattint a beteg nevére. Minden megjelenik. Legfeljebb két kattintással elérhető minden szükséges információ.

Valós példa:

Egy beteg felhívja: „Kényelmetlen a szemüvegem. Azt hiszem, valami baj van a recepttel.”

Régi módszer (8-12 perc):

• Megnyitja a beteg aktáját (egy rendszer)
• Átvált az optikai POS-ra, hogy megkeresse, melyik szemüveget vásárolták (második rendszer)
• Ellenőrzi, hogy a receptet helyesen állították-e ki (harmadik rendszer)
• Megnézni, hogy hívott-e már korábban (ellenőrizni a telefonjegyzeteket?)

Integrált módszer (45 másodperc):

• Megnyitni a beteg aktáját (egy rendszer a teljes előzményekkel)
• Megnézni, hogy három héttel ezelőtt progresszív lencsét vásárolt
• Megnézni, hogy ez az első progresszív lencséje
• Megnézni, hogy a receptet helyesen töltötték-e ki
• Megnézni, hogy korábban egyszer hívott már a beállítás miatt
• Megnézni a beilleszkedési időszakra vonatkozó tanácsadást javasló jegyzeteket

A páciens nem kell tíz percig várakoznia. A személyzet nem frusztrálódik a rendszerek közötti váltogatás miatt. És Ön jobb klinikai döntéseket hozhat a teljes információ birtokában.

Expert Voice

 „A hatékonysággal leginkább küzdő rendelők nem rossz szoftvert használnak, hanem öt különböző „jó” szoftverrendszert, amelyek nem kommunikálnak egymással. Minden alkalommal, amikor valakinek át kell másolnia az adatokat egyik rendszerből a másikba, munkát teremt, hibákat okoz és pénzt pazarol. Az integráció már nem luxusfunkció. Ez a rendelőirányítási szoftver lényege.”

— Adam Smith, termékmenedzser @ Glasson

Időpontfoglalás: az elszalasztott lehetőség

Mikor keresik a legtöbb ember a „közeli szemész” kifejezést? Hétköznapokon este 8 és 11 között, vagy szombat és vasárnap délután. Tudja, mikor vannak kikapcsolva a telefonjai? Pontosan ezekben az időpontokban.

Az egészségügyi időpontkeresések 67%-a munkaidőn kívül történik. Ha az egyetlen foglalási lehetőség „hívjon minket munkaidőben”, akkor a potenciális betegek kétharmadát elveszíti az online foglalást kínáló versenytársaknak.

Az SMS-ben vagy e-mailben küldött automatikus időpont-emlékeztetők 30–45%-kal csökkentik a meg nem jelenések számát. Egy olyan rendelő esetében, ahol hetente 100 időpontot foglalnak, és a meg nem jelenések aránya 12%, ez heti 4–5 további teljesített időpontot jelent, vagyis évi 200–260-at. Ha egy időpont átlagos ára 150 dollár, akkor ez 30 000–39 000 dollár visszanyert bevételt jelent csak az emlékeztető SMS-ekből.

Egy magánpraxisban dolgozó szakember kiszámította, hogy az automatizálás előtt a megbeszélések ütemezése heti 8 órát vett igénybe, ami évi 400 órára rúgott, ami lényegében egy részmunkaidős alkalmazottat jelentett, aki csak telefonokat fogadott és megbeszéléseket erősített meg. Az online foglalás és az automatizált visszaigazolások bevezetése után ez heti 2 órára csökkent. Az így megtakarított 6 óra a betegek élményének javítására és optikai konzultációkra fordítható, amelyek közvetlenül bevételt generálnak.

A POS-integráció, amiről senki sem beszél

Mi történik a vizsgálat után? Itt dönti el a rendelő, hogy maximalizálja-e az optikai bevételt, vagy hagyja, hogy az online kiskereskedőkhöz kerüljön.

Gyakori problémák:

Az átadás problémája: Az optikus a receptről kérdez. A beteg azt mondja: „Azt hiszem, távolra való? Az orvos említette az asztigmiát?” Az optikus visszamegy, hogy megkérdezze a részleteket. A beteg vár. A lendület elvész.

A katalóguskeresés: Az optikus kinyitja a katalógusokat. „Megnézem, milyen progresszív lencsék közül választhatunk.” A páciens nézi, ahogy lapozgatják a katalógust. A páciens előveszi a telefonját, és beírja a Google-ba: „progresszív lencsék ár-összehasonlítás”.

A készlet meglepetés: A tökéletes keret kiválasztva. Megrendelés készítése – a keret nincs raktáron. „Körülbelül két hét múlva érkezik.” A páciens lelkesedése alábbhagy. Néhányan nem jönnek vissza.

Mit akadályoz meg az integrált optikai kiskereskedelem és készletgazdálkodás:

A recept automatikusan átkerül a vizsgálatról az optikára. Az optikus látja: a teljes recept adatait a mérésekkel, az orvos ajánlásaival, a páciens korábbi vásárlásaival, azonnali lencseajánlásokkal, valós idejű készletállapottal és biztosítási fedezettel.

A keret kiválasztása valós idejű készletláthatósággal történik. A lencse kiválasztása intelligens ajánlásokkal történik, kevesebb mint egy másodperc alatt. A megrendelés létrehozása egy integrált tranzakcióban történik.

Egy rendelő nyomon követte az optikai rögzítési arányt az integrált optikai POS bevezetése előtt és után:

• Előtte: 52% optikai rögzítési arány
• Utána: 71% optikai rögzítési arány
• Bevételi hatás: 36% növekedés az optikai bevételekben azonos vizsgálati volumen mellett

Miért? A lendület megőrzése (az optika természetes következő lépésnek tűnik) és a bizalom megmutatása (a gyors, pontos ajánlások bizonyítják a szakértelmet).

Kommunikáció: az automatizált asszisztens, amiről nem is tudta, hogy szüksége van rá

Hány órát tölt a recepció hetente a megbeszélt időpontok visszaigazolásával, az éves vizsgálatra későn érkező betegek felhívásával, a szemüveg elkészültéről szóló SMS-ek küldésével, a számlák e-mailben történő elküldésével és a kontaktlencse-viselők újrarendelésének emlékeztetésével?

A modern betegkommunikációs rendszerek automatizálják a rutinfeladatokat:

• A vizsgálati időpontok emlékeztetőit 24 órával előtte automatikusan elküldik a beteg által preferált csatornán
• Az éves vizsgálatokra való emlékeztetőket 12 hónap elteltével küldik el, közvetlen foglalási linkkel
• A készre állásról szóló értesítéseket a megrendelések beérkezésekor küldik el
• A kontaktlencse-újrarendelésekre való emlékeztetőket a korábbi készlet alapján küldik el
• A vizsgálat utáni nyomon követések felismerik a problémákat, mielőtt azok negatív értékelésekhez vezetnének

Valódi hatás:

Egy rendelő kiszámította, hogy a recepció hetente 11 órát töltött rutin kommunikációval. 18 dollár/óra áron ez évi 10 296 dollár csak a feladatra fordított időt tekintve.

Az automatizált munkafolyamatok bevezetése után:

• A rutin kommunikációra fordított idő: heti 2 óra
• Éves megtakarítás: 8424 dollár közvetlen munkaerő-költségben
• A meg nem jelenés arányának javulása: 12% → 7%
• Éves vizsgálati visszahívási arány: 28% → 47%

Csak a visszahívási arány javulása: Ha 2000 aktív betege van, és a visszahívási arányt 28%-ról 47%-ra javítja, az 380 további éves vizsgálatot jelent, egyenként 150 dollárért = 57 000 dollár további bevételt évente.

Statisztikák és jelentések: az adatok, amelyeket használnia kell

A rendelők 67%-a nem követi nyomon szisztematikusan a pénzügyi teljesítményt. Nem azért, mert nem érdeklik őket a számok, hanem mert a hasznos adatok kinyeréséhez vagy könyvelőt kell fizetni a jelentések kézi összeállításáért, vagy órákat kell tölteni táblázatokkal, vagy egyszerűen fel kell adni.

A modern rendelői statisztikáknak választ kell adniuk a következő kérdésekre:

Pénzügyi teljesítmény:

• Mi a tényleges jövedelmezőségünk ebben a hónapban az előzőhöz képest?
• Mely szolgáltatások generálják a legmagasabb árrést?
• Mi az átlagos tranzakciós érték trendje?

Működési hatékonyság:

• Átlagos rendelési idő a tervezett időhöz képest?
• Betegek orvosóránként?
• Optikai rögzítési arány orvosonként és optikusonként?

Betegmutatók:

• Megtartási arány (évente visszatérő betegek)?
• Havi új betegek és trend?
• A meg nem jelenés arányának javulása?

Készletelemzés:

• Mely keretstílusok kelnek el a leggyorsabban?
• Mennyibe kerülnek a holt készletek?
• Mikor kell újrarendelni, hogy elkerüljük a készlethiányt?

Nem kell MBA-diplomával rendelkeznie ahhoz, hogy megválaszolja ezeket a kérdéseket. A praxismenedzsment szoftverének láthatóvá, felhasználhatóvá és automatikussá kell tennie ezeket az adatokat.

Egy praxis tulajdonos így írta le a változást: „Korábban a könyvelőnk a hónap vége után 30 nappal adta át a nyereség-veszteség kimutatást. Addigra, ha volt valami probléma, már hat hete fennállt. Most már naponta láthatom a bevételeket, hetente a trendeket, havonta a mintákat valós időben. Amikor az optikai termékek eladása egy héten 18%-kal visszaesett, azonnal észrevettük – a legkelendőbb keretsorozatunk elfogyott. Gyorsan újrarendeltünk, és a következő héten helyreállt a helyzet.”

A praxismenedzsment szoftver valódi költsége

Vessünk egy őszinte pillantást a számokra. A hirdetett ár általában értelmetlen. A következőket kell kiszámolnia:

És ez még a következőket nem veszi figyelembe:

• A személyzet hatékonytalan munkafolyamatokra pazarolt ideje
• A rossz optikai integrációból származó bevételkiesés
• A bonyolult, kiterjedt képzést igénylő rendszerek alternatív költsége
• Rejtett költségek, ha később szükség van az „opcionális” modulra

Több helyszínes menedzsment: méretezhetőség káosz nélkül

Ha több helyszínen működik (vagy bővítésen gondolkodik), a praxismenedzsment szoftver döntő fontosságú a működés szempontjából.

A rémálom: Minden helyszín önállóan használja a szoftvert. A beteg az A helyszínre jön vizsgálatra, a B helyszínre pedig a felvételre. A B helyszínnek fogalma sincs, hogy mit rendeltek. A beteg 20 percet vár, amíg valaki felhívja az A helyszínt.

Mit tesz a megfelelő több helyszínes menedzsment:

• Egységes betegnyilvántartás, amely bármely helyszínen elérhető, függetlenül attól, hogy a korábbi látogatások hol történtek
• Helyek közötti leltárláthatóság, átvitelekkel, hogy a keresletet ott lehessen kielégíteni, ahol az fennáll
• Központosított árazás, amely biztosítja az egységességet a helyszínek között
• Helyszínspecifikus elemzések összefoglaló jelentésekkel a vállalati áttekintéshez
• Szerepkörökön alapuló hozzáférés-vezérlés a helyszíni vezetők és a vállalati felügyelet számára

Egy három helyszínen működő praxis tulajdonosa kiszámította, hogy heti 15 órát pazaroltak el a helyszínek közötti koordinációra, mielőtt bevezették az integrált több helyszínes menedzsmentet. Ez évi 780 óra – lényegében egy másik félmunkaidős állás, csak a logisztika kezelésére.

Mit kell ténylegesen keresni a rendszerek értékelésekor

Felejtsük el az értékesítési érveket. Íme néhány kérdés, amelyekből kiderül, hogy egy rendszer valóban működőképes-e:

Bevezetés időtartama:

• Vörös zászló: 8-12 hét (túl hosszú, túlbonyolított rendszert jelez)
• Jó válasz: „2-4 hét, beleértve az adatmigrációt és a képzést”

Tanulási görbe:

• Vörös zászló: „Egy teljes hét képzést ajánlunk” vagy „A legtöbb felhasználó 2-3 hét után már kényelmesen használja”
• Jó válasz: „ A legtöbb felhasználó egy órán belül elsajátítja az alapokat, és még aznap produktívvá válik”

Valódi költség:

• Vörös zászló: Nem tudják megadni az 1. és 5. év összes költségét, vagy jelentős költségnövekedés várható
• Jó válasz: „Itt van a pontos havi költség, amely mindent tartalmaz, és az 1. évtől az 5. évig azonos”

Adattulajdon:

• Vörös zászló: Exportdíjak, 30-60 napos előzetes értesítés szükséges, csak saját formátumok
• Jó válasz: „Az adatok teljes mértékben az Ön tulajdonát képezik, bármikor exportálhatók szabványos formátumokban, díjmentesen.”

Integráció:

• Vörös zászló: „Az optikusának be kell szereznie a receptet” vagy „Külön modulban érhető el”.
• Jó válasz: „A recept egy kattintással automatikusan továbbításra kerül az optikushoz.”

Referenciák:

• Vörös zászló: Nem tud vagy nem akar aktuális felhasználói referenciákat megadni.
• Jó válasz: „Íme három rendelő, amelyekkel közvetlenül kapcsolatba léphet.”

A migráció kérdése: nem olyan ijesztő, mint gondolná

Ön így gondolja: „7 éve használjuk a [jelenlegi rendszert]. Minden adatunk ott van. A váltás túl nagy feladatnak tűnik.”

Mit jelent valójában a migráció:

1. Adatok kivonása a jelenlegi rendszerből (modern rendszerek esetén általában egyszerű)
2. Adatok formázása (ezt nem Ön, hanem az új szállító implementációs csapata végzi)
3. Adatok importálása és ellenőrzése, hogy semmi ne vesszen el
4. A személyzet képzése az új felület használatára
5. Párhuzamos működés 1-2 hétig (mindkét rendszer futtatása)
6. Teljes átállás, ha már biztosak vagyunk

A valós idővonal:

• Hagyományos komplex rendszerek: 8-12 hét
• Modern, egyszerűsített rendszerek: 2-4 hét

Egy gyakorlat tapasztalatai:

1. hét: Kezdő megbeszélés, adatok exportálása, importálása az új rendszerbe
2. hét: A személyzet képzése (2 óra), párhuzamos működés 3. hét: Teljes átállás, a bevezetési csapat rendelkezésre áll a kérdések megválaszolására
4. hét: Utánkövető képzés a fejlett funkciókról

Értékelésük: „Idegesek voltunk az átállás miatt, de a tényleges folyamat sokkal kevésbé volt fájdalmas, mint vártuk. A képzés könnyebb volt, mint az első rendszerünk megtanulása, mert ez egyszerűen logikus. Bárcsak két évvel ezelőtt megtettük volna.”

Az átállás elmaradásának költségei:

Ha a jelenlegi rendszer:

• Hetente 10 órányi személyzeti időt pazarol el
• Évente 4000 dollárral többet költenek, mint az alternatívák
• 5%-kal magasabb a nem megjelenés aránya
• 10%-kal alacsonyabb az optikai rögzítési arány

Mennyibe kerül ez? A legtöbb praxis esetében: évi 20 000–50 000 dollár közvetlen és alternatív költségekben.

Hasonlítsa össze ezt a 2–4 hetes átállás ideiglenes zavaraival. A befektetés megtérülése nyilvánvaló.

Miért fontos az „optometriára tervezett” rendszer?

Az orvosi EHR-ből átalakított rendszereket orvosi diagnózis, komplex biztosítási kódolás, vényköteles gyógyszerek kezelése és kórházi integráció céljára tervezték. Ezek közül egyik sem tartozik az optometria elsődleges munkafolyamatai közé.

Az optikai kiskereskedelmi funkciókat utólagosan építették be. Ez olyan, mintha pick-up teherautót vásárolna, amikor valójában sportautóra lenne szüksége – mindkettőnek négy kereke van, de ez nem jelenti azt, hogy felcserélhetőek.

A kifejezetten optometriára tervezett rendszerek az optikai kiskereskedelmet tekintik alapvető munkafolyamatnak, a lencseválasztást elsődleges funkciónak, a keretkészletet integrált funkciónak, és a vizuális munkafolyamatot a betegek tényleges útjának tükrözik.

A különbség nyilvánvaló:

Orvosi célokra adaptált rendszer: Termékek → Készlet → Orvosi kellékek → DME → Optika → Keretek → Keresés (7 kattintás)

Optometriára tervezett rendszer: Készlet → Keretek → [Keresőmező] (2 kattintás)

Nem csak a kevesebb kattintásról van szó. Arról van szó, hogy a szoftver úgy gondolkodik-e, mint egy optikai rendelő, vagy úgy, mint egy orvosi rendelő, amely optikai szolgáltatásokat próbál nyújtani.

Gyakran feltett kérdések

K: Mennyi időt vesz igénybe a megvalósítás?

V: A modern, optometriára tervezett felhőalapú rendszerek általában 2-4 hét alatt készülnek el, beleértve az adatmigrációt és a személyzet képzését. A hagyományos, orvosi EHR-ből átalakított rendszerek gyakran 8-12 hetet igényelnek. Kérdezze meg a konkrét idővonalakat, és beszéljen a közelmúltban bevezetést végrehajtó referenciákkal.

K: Elveszítjük a betegadatokat az áttérés során?

V: Nem, ha olyan kompetens szállítót választ, amelynek bevált áttérési folyamatai vannak. Az adatátvitelnek tartalmaznia kell egy érvényesítést, amely biztosítja, hogy minden betegrekord, recept, vásárlási előzmény és pénzügyi tranzakció helyesen kerüljön át. A teljes átállás előtt 1-2 hétig párhuzamos működésre (mindkét rendszer) kell számítani.

K: Mi történik, ha a személyzetünk nem tudja megtanulni az új rendszert?

V: A kifejezetten optometriára tervezett modern praxiskezelő szoftvereknek minimális tanulási görbével kell rendelkezniük – a legtöbb felhasználó egy órán belül produktívvá válik, egy nap alatt pedig teljesen megismeri a rendszert. Ha a képzési követelmények ezt meghaladják, akkor a rendszer valószínűleg túl bonyolult. A bemutatók során figyelje meg, hogy az interfész azonnal érthető-e.

K: Mennyibe fog ez nekünk valójában kerülni?

V: Számítsa ki a teljes költséget, beleértve: az alap előfizetést (figyeljen a felhasználónkénti szorzóra), a szükséges modulokat, a bevezetési és beüzemelési díjakat, a folyamatos támogatási költségeket, a képzési költségeket és az integrációs díjakat. A „199 dollár/hó” áron hirdetett rendszerek gyakran 800-1500 dollárba kerülnek havonta, ha mindent összeadunk. Kérjen teljes költségbecslést az 1-5. évre.

K: Mi történik az adataikkal, ha később rendszert akarnak váltani?

V: Az adatoknak teljes mértékben a tulajdonukban kell lenniük, és azokat bármikor, díjmentesen, szabványos formátumokban (CSV, HL7 stb.) exportálniuk kell tudniuk. Ha egy szállító megnehezíti az adatok exportálását, díjat számol fel, előzetes értesítést kér, vagy csak saját formátumokat biztosít, akkor menjenek el – az adataikat záróeszközként használják. Kérdezzenek meg kifejezetten: „Ha holnap exportálnom kell, mi a folyamat és a költség?”

K: Hogyan kezeli a rendszer a több helyszínt?

V: Keressen olyan központosított betegnyilvántartást, amely minden helyszínen elérhető, egységes leltárláthatóságot, következetes árazást és irányelveket, helyszíni elemzéseket konszolidált jelentésekkel és szerepkörökön alapuló hozzáférés-vezérlést. A több helyszínt támogató funkcióknak az alapárban kell szerepelniük, nem pedig drága kiegészítőként.

K: Ez integrálható a jelenlegi berendezéseinkkel?

V: A legtöbb modern rendszer integrálható a főbb diagnosztikai berendezésekkel (autorefraktorok, OCT, látótér-elemzők), de a konkrét modellek eltérőek lehetnek. Az értékelés során adja meg berendezéseinek listáját, és ellenőrizze az egyes eszközök integrálhatóságát. Egyes integrációk kétirányúak (az adatok mindkét irányban áramlanak), mások csak importálásra alkalmasak.

K: A felhőalapú szoftverek valóban biztonságosak?

V: A modern felhőinfrastruktúra általában meghaladja a helyszíni biztonságot a kis praxisok esetében. Keresse a SOC 2 Type II megfelelőséget, a tárolt és átvitt adatok titkosítását, a rendszeres biztonsági ellenőrzéseket, a HIPAA-specifikus védelmi intézkedéseket és az automatikus biztonsági frissítéseket. A felhőszolgáltatók dedikált biztonsági csapatokkal és erőforrásokkal rendelkeznek, amelyekkel a kis praxisok nem tudnak versenyezni.

Olivia Wilson

Olivia Wilson – Optikai iparági szakértő & Üzleti tanácsadó. Olivia Wilson az optikai iparág specialistája, aki hatékony stratégiákra fókuszál az optikai üzletek kezelésében. Szakértő tartalmakat készít, hogy segítse az optikai üzletek tulajdonosait és vezetőit az értékesítés növelésében, az üzleti folyamatok optimalizálásában és a vásárlói hűség kiépítésében. Az évek során szerzett tapasztalatával jól ismeri az iparág egyedi kihívásait, és a piac realitásaihoz igazodó, gyakorlati megoldásokat kínál. Olivia az optikai marketingben, értékesítési stratégiákban és a vásárlói szolgáltatások minőségének javításában szakosodott. Elemzései és meglátásai segítik az optikai üzleteket abban, hogy jobb pénzügyi eredményeket érjenek el és kitűnjenek a versenytársak közül. Ha bizonyított módszereket keres optikai vállalkozása növekedéséhez, Olivia Wilson az a szakértő, akiben megbízhat.