Software di gestione dello studio di optometria: perché il sistema attuale potrebbe comportare costi superiori a quelli previsti

È mai capitato di sfogliare cataloghi di lenti mentre il paziente è distratto dal proprio telefono, probabilmente alla ricerca di “occhiali online più economici”?

 Optometrista con orologio dollaro: risparmi con software studio

Oppure quel venerdì in cui è rimasto in ufficio due ore in più per cercare di riconciliare la fatturazione, senza riuscire a comprendere perché i numeri non corrispondessero?

Ecco la realtà: il 67% degli studi di optometria non monitora sistematicamente le proprie prestazioni finanziarie perché il software utilizzato rende l’operazione troppo complessa. Il personale dedica ore a compiti amministrativi che un software moderno è in grado di svolgere in pochi minuti.

Se state annuendo, è il momento di avere una conversazione onesta sul vostro sistema di gestione dello studio e valutare se sta effettivamente gestendo il vostro studio o se sta semplicemente rallentando il lavoro di tutti.

Approfondimenti chiave

  • La velocità è importante: i sistemi moderni cercano 3,5 milioni di varianti di lenti in meno di 0,2 secondi, senza più bisogno di cercare nei cataloghi
  • La realtà della curva di apprendimento: il personale dovrebbe padroneggiare le nozioni essenziali in meno di un’ora, non in settimane di formazione
  • I costi nascosti si sommano: le licenze per utente e i componenti aggiuntivi possono raddoppiare i costi effettivi del software
  • Tempistica di implementazione: prevedere 2-4 settimane per la migrazione completa, non 8-12 settimane di interruzione
  • Prevenzione delle assenze: i promemoria automatici riducono le assenze del 30-45%, recuperando migliaia di euro al mese.
  • L’integrazione è fondamentale: i sistemi frammentati comportano uno spreco di 10-15 ore settimanali per ogni membro del personale.
  • Le aspettative dei pazienti sono cambiate: il 67% delle ricerche di appuntamenti avviene al di fuori dell’orario di lavoro: la prenotazione 24 ore su 24, 7 giorni su 7, tiene conto di questo aspetto.
  • Confronto dei costi reali: calcolate il totale includendo le tariffe per utente, i componenti aggiuntivi, l’implementazione e l’assistenza, non solo il prezzo base.

Cosa conta davvero in un software di gestione dello studio

Quando si valuta un software di gestione dello studio di optometria, tre fattori determinano se il personale lo apprezzerà o lo disapproverà:

Consente di risparmiare tempo o lo fa perdere? Se la reception impiega 20 minuti per paziente per la verifica dell’assicurazione perché il sistema richiede sette schermate diverse, questo è un problema. Se trovare le lenti progressive giuste richiede quindici minuti di ricerca nel catalogo, questo è un problema.

Il software collega i vostri flussi di lavoro o li frammenta? Una visita porta a una prescrizione. Una prescrizione porta alla selezione delle lenti. La selezione delle lenti porta all’ordine. Si tratta di un unico flusso di lavoro, non di quattro attività separate in quattro sistemi diversi. Eppure molti studi mettono insieme un EHR, un POS ottico separato, una fatturazione di terze parti e forse un quarto sistema per la comunicazione con i pazienti. Ogni passaggio di consegne crea attriti, errori e perdite di tempo.

Il prezzo ha senso quando lo calcoli effettivamente? Un sistema pubblicizzato a “199 dollari al mese” sembra ottimo finché non ti rendi conto che è per fornitore, per sede e non include i moduli di cui hai effettivamente bisogno. Aggiungi due optometristi, tre sedi e il modulo di vendita al dettaglio di ottica e improvvisamente ti ritrovi a 1.400 dollari al mese, prima delle tariffe per utente per il personale.

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Il problema del database delle lenti (e come il software moderno lo risolve)

Immagina questo: un paziente ha bisogno di lenti progressive con rivestimento antiriflesso, filtro per la luce blu, ed è altamente miope con un astigmatismo significativo. Il tuo ottico apre un catalogo. Poi un altro. Poi cerca su Google la serie di lenti specifica. Dieci minuti dopo, non è ancora sicuro di aver trovato l’opzione migliore.

Il vostro paziente tira fuori il telefono. Sapete cosa sta facendo: sta confrontando i vostri prezzi con quelli dei rivenditori online.

Ecco cosa fa di diverso il moderno software di ricerca delle lenti:

Un database completo accede a oltre 3,5 milioni di varianti di lenti e le ricerca in meno di 0,2 secondi. Il sistema supporta oltre 22.000 combinazioni di difetti visivi, il che significa che praticamente qualsiasi prescrizione ha a disposizione istantaneamente raccomandazioni scientificamente ottimali sulle lenti.

Il flusso di lavoro diventa:

  1. Inserire i parametri della prescrizione (sfera, cilindro, asse, PD)
  2. Applicare i filtri (design progressivo, preferenze di rivestimento, materiale)
  3. Esaminare le corrispondenze migliori con prezzi e specifiche
  4. Selezionare e passare direttamente all’ordine

Tempo totale: meno di 60 secondi.

Il titolare di uno studio ha monitorato questo aspetto: il tempo medio di dispensazione è sceso da 23 minuti a 11 minuti dopo l’implementazione della ricerca intelligente delle lenti. Ciò significa 48 pazienti in più a settimana che possono essere serviti nelle stesse ore. Con una vendita media di 400 dollari, si tratta di 19.200 dollari di entrate mensili aggiuntive solo grazie all’eliminazione della ricerca nel catalogo.

Gestione dei clienti: perché tutto dovrebbe essere collegato

Quanti clic sono necessari per visualizzare la storia completa di un paziente nel sistema attuale? Il suo ultimo esame? La sua storia di prescrizioni? Quali montature ha acquistato? Ha un saldo da pagare?

Se la risposta è “Devo controllare in tre posti diversi”, il vostro sistema sta frammentando il vostro flusso di lavoro.

Come si presenta una gestione dei clienti completa:

Ogni informazione è contenuta in un’unica cartella clinica unificata: anamnesi medica e oculistica completa, risultati degli esami di tutte le visite, cronologia degli acquisti con dettagli specifici su montature e lenti, registri delle comunicazioni, cronologia degli appuntamenti, copertura assicurativa, saldi in sospeso e preferenze del paziente.

Clicchi sul nome del paziente. Appare tutto. Massimo due clic per qualsiasi informazione di cui hai bisogno.

Esempio reale:

Un paziente chiama: “I miei occhiali sono scomodi. Penso che ci sia qualcosa che non va nella prescrizione”.

Vecchio metodo (8-12 minuti):

  • Aprire la cartella del paziente (un sistema)
  • Passare al POS ottico per trovare quali occhiali ha acquistato (secondo sistema)
  • Verificare se la prescrizione è stata fatta correttamente (terzo sistema)
  • Verificare se ha già chiamato in precedenza (controllare le note telefoniche?)

Metodo integrato (45 secondi):

  • Aprire la cartella clinica del paziente (un unico sistema con la cronologia completa)
  • Verificare che abbia acquistato lenti progressive tre settimane fa
  • Verificare che si tratti delle sue prime lenti progressive
  • Verificare che la prescrizione sia stata compilata correttamente
  • Verificare che abbia già chiamato una volta per una regolazione
  • Verificare le note che suggeriscono una consulenza sul periodo di adattamento

Il paziente non rimane in attesa per dieci minuti. Il personale non è frustrato dal dover passare da un sistema all’altro. E si prendono decisioni cliniche migliori con informazioni complete e immediate.

Expert Voice

“Gli studi che hanno maggiori difficoltà con l’efficienza non utilizzano software scadenti, ma cinque diversi sistemi software ‘buoni’ che non comunicano tra loro. Ogni volta che si richiede a qualcuno di copiare i dati da un sistema all’altro, si crea lavoro, si introducono errori e si sprecano soldi. L’integrazione non è più una funzione di lusso. È il punto centrale del software di gestione dello studio”.

— Adam Smith, Product Manager @ Glasson

Pianificazione degli appuntamenti: l’occasione persa

Quando la maggior parte delle persone cerca “optometrista vicino a me”? Tra le 20:00 e le 23:00 nei giorni feriali o il sabato e la domenica pomeriggio. Sapete quando i vostri telefoni sono spenti? Proprio in quei momenti.

Il 67% delle ricerche di appuntamenti sanitari avviene al di fuori dell’orario di lavoro. Se la vostra unica opzione di prenotazione è “chiamateci durante l’orario di lavoro”, state perdendo due terzi dei potenziali pazienti a favore dei concorrenti che offrono la prenotazione online.

I promemoria automatici degli appuntamenti tramite SMS o e-mail riducono le assenze del 30-45%. Per uno studio che effettua 100 appuntamenti a settimana con un tasso di assenze del 12%, ciò significa 4-5 appuntamenti in più a settimana, ovvero 200-260 all’anno. Con una media di 150 dollari a appuntamento, si tratta di 30.000-39.000 dollari di entrate recuperate solo grazie agli SMS di promemoria.

Un medico che esercita in proprio ha calcolato che la pianificazione degli appuntamenti richiedeva 8 ore settimanali prima dell’automazione, ovvero 400 ore all’anno, essenzialmente una persona part-time che rispondeva al telefono e confermava gli appuntamenti. Dopo l’implementazione della prenotazione online e delle conferme automatiche, tale tempo è sceso a 2 ore settimanali. Quelle 6 ore sono state riassegnate al miglioramento dell’esperienza dei pazienti e alle consulenze ottiche che generano direttamente entrate.

 Infografica: costi, risparmi e tempo con software gestionale

L’integrazione del punto vendita di cui nessuno parla

Cosa succede dopo la visita? È qui che gli studi massimizzano le entrate ottiche o le vedono sfuggire a favore dei rivenditori online.

Problemi comuni:

Il problema del passaggio di consegne: l’ottico chiede informazioni sulla prescrizione. Il paziente risponde: “Credo che sia per la distanza? Il medico ha parlato di astigmatismo?” L’ottico torna indietro per chiedere maggiori dettagli. Il paziente attende. Lo slancio si esaurisce.

La ricerca nel catalogo: l’ottico apre i cataloghi. “Vediamo quali opzioni progressive abbiamo”. Il paziente lo osserva sfogliare le pagine. Il paziente tira fuori il telefono e cerca su Google “confronto prezzi lenti progressive”.

La sorpresa dell’inventario: montature perfette selezionate. Si procede alla creazione dell’ordine: la montatura è esaurita. “Dovrebbe arrivare tra circa due settimane”. L’entusiasmo del paziente svanisce. Alcuni non tornano.

Cosa previene l’integrazione della vendita al dettaglio di prodotti ottici e della gestione dell’inventario:

La prescrizione passa automaticamente dall’esame all’ottica. Il vostro ottico vede: i dettagli completi della prescrizione con le misurazioni, le raccomandazioni del medico, gli acquisti precedenti del paziente, le raccomandazioni immediate sulle lenti, lo stato dell’inventario in tempo reale e la copertura assicurativa.

La selezione della montatura avviene con la visibilità dell’inventario in tempo reale. La selezione delle lenti avviene con raccomandazioni intelligenti in meno di un secondo. La creazione dell’ordine avviene in un’unica transazione integrata.

Uno studio ha monitorato il proprio tasso di acquisizione ottica prima e dopo l’implementazione del POS ottico integrato:

  • Prima: tasso di acquisizione ottica del 52%
  • Dopo: tasso di acquisizione ottica del 71%
  • Impatto sui ricavi: aumento del 36% dei ricavi ottici a parità di volume di esami

Perché? Mantenimento dello slancio (l’ottica sembra il passo successivo naturale) e dimostrazione di fiducia (consigli rapidi e precisi dimostrano competenza).

Comunicazione: l’assistente automatizzato di cui non sapevate di aver bisogno

Quante ore alla settimana il vostro front desk dedica a confermare gli appuntamenti, chiamare i pazienti in ritardo con gli esami annuali, inviare SMS per comunicare che gli occhiali sono pronti, inviare fatture via e-mail e ricordare ai portatori di lenti a contatto di effettuare nuovi ordini?

I moderni sistemi di comunicazione con i pazienti automatizzano la routine:

  • I promemoria degli appuntamenti vengono inviati automaticamente 24 ore prima tramite il canale preferito dal paziente
  • I richiami per gli esami annuali vengono attivati dopo 12 mesi con un link per la prenotazione diretta
  • Le notifiche di ritiro vengono inviate quando gli ordini sono pronti
  • I promemoria per il riordino delle lenti a contatto vengono attivati in base alla fornitura precedente
  • I follow-up post-appuntamento consentono di individuare i problemi prima che diventino recensioni negative

Impatto reale:

Uno studio ha calcolato che la propria reception dedicava 11 ore settimanali alle comunicazioni di routine. A 18 dollari l’ora, si tratta di 10.296 dollari all’anno solo per il tempo dedicato a questa attività.

Dopo l’implementazione dei flussi di lavoro automatizzati:

Tempo dedicato alle comunicazioni di routine: 2 ore settimanali

Risparmio annuale: 8.424 dollari in manodopera diretta

Miglioramento del tasso di assenze: 12% → 7%

  • Tasso di richiamo per gli esami annuali: 28% → 47%

Solo il miglioramento del tasso di richiamo: se si hanno 2.000 pazienti attivi e si migliora il richiamo dal 28% al 47%, si ottengono 380 esami annuali aggiuntivi a 150 dollari ciascuno = 57.000 dollari di entrate aggiuntive all’anno.

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Statistiche e reportistica: i dati che dovreste utilizzare

Il 67% degli studi non monitora sistematicamente i risultati finanziari. Non perché non si preoccupino dei numeri, ma perché estrarre dati utili richiede di pagare un contabile per compilare manualmente i report, dedicare ore ai fogli di calcolo o semplicemente rinunciare.

Le moderne statistiche degli studi dovrebbero rispondere a:

Risultati finanziari:

Qual è la nostra redditività effettiva di questo mese rispetto al mese scorso?

  • Quali servizi generano i margini più elevati?
  • Qual è l’andamento del valore medio delle transazioni?

Efficienza operativa:

  • Durata media degli appuntamenti rispetto al tempo previsto?
  • Pazienti per ora di lavoro del medico?
  • Tasso di acquisizione ottica per medico e ottico?

Metriche dei pazienti:

  • Tasso di fidelizzazione (pazienti che tornano per gli esami annuali)?
  • Nuovi pazienti mensili e andamento?
  • Miglioramento del tasso di mancata presentazione?

Analisi dell’inventario:

  • Quali modelli di montature si vendono più rapidamente?
  • Qual è il costo delle giacenze invendute?
  • Quando è opportuno riordinare per evitare esaurimenti delle scorte?

Non dovrebbe essere necessario un MBA per rispondere a queste domande. Il software di gestione dello studio dovrebbe rendere questi dati visibili, utilizzabili e automatici.

Il titolare di uno studio ha descritto il cambiamento: “Prima, il nostro commercialista ci forniva il conto economico 30 giorni dopo la fine del mese. A quel punto, se avevamo un problema, lo avevamo già da sei settimane. Ora vedo le entrate giornaliere, le tendenze settimanali e i modelli mensili in tempo reale. Quando le vendite di articoli ottici sono diminuite del 18% in una settimana, ce ne siamo accorti immediatamente: la nostra linea di montature più venduta era esaurita. Abbiamo accelerato il riordino e recuperato la settimana successiva”.

Il costo reale del software di gestione dello studio

Facciamo due conti onesti. Il prezzo pubblicizzato di solito non ha alcun significato. Ecco cosa è necessario calcolare:

Categoria di costoSistema tradizionaleSistema a tariffa fissa
Abbonamento base183 €/mese × 2 fornitori = 366 € Multi-sede = 138 € Totale: 504 €/mese137 €/mese × 2 sedi Utenti illimitati Totale: 274 €/mese
Moduli e componenti aggiuntiviPOS ottico: 92 €/mese Portale paziente: 69 €/mese Report avanzati: 46 €/mese Totale: 207 €/meseTutte le funzionalità incluse Totale: 0 €
ImplementazioneImplementazione: 2.760 € Formazione: 1.840 € Piano di supporto: 1.104 €/annoTutto incluso Totale: 0 €
TOTALE ANNO 114.238 €3.290 €
TOTALE ANNO 548.190 €16.450 €
DIFFERENZA31.740 € di risparmio (293% in meno)

E questo senza considerare:

  • Tempo del personale sprecato in flussi di lavoro inefficienti
  • Perdita di entrate dovuta a una scarsa integrazione ottica
  • Costo opportunità di sistemi complicati che richiedono una formazione approfondita
  • Costi nascosti quando in seguito è necessario quel modulo “opzionale”

Gestione multi-sede: scalabilità senza caos

Se gestite più sedi (o state pensando di espandervi), il vostro software di gestione dello studio è fondamentale per il funzionamento.

L’incubo: ogni sede utilizza un software indipendente. Il paziente si reca nella sede A per la visita e nella sede B per il ritiro. La sede B non ha idea di cosa sia stato ordinato. Il paziente attende 20 minuti mentre qualcuno chiama la sede A.

Cosa fa una corretta gestione multi-sede:

  • Cartelle cliniche unificate accessibili da qualsiasi sede, indipendentemente da dove siano avvenute le visite precedenti
  • Visibilità dell’inventario tra le sedi con trasferimenti per soddisfare la domanda dove esiste
  • Prezzi centralizzati che garantiscono la coerenza tra le sedi
  • Analisi specifiche per sede con report consolidati per una panoramica aziendale
  • Controlli di accesso basati sui ruoli per i responsabili delle sedi e la supervisione aziendale

Il proprietario di uno studio con tre sedi ha calcolato di aver perso 15 ore alla settimana per il coordinamento tra le sedi prima di implementare una gestione integrata multi-sede. Si tratta di 780 ore all’anno, essenzialmente un altro impiego a tempo parziale dedicato esclusivamente alla gestione della logistica.

Cosa cercare effettivamente quando si valutano i sistemi

Dimenticate le argomentazioni di vendita. Ecco alcune domande che rivelano se un sistema funzionerà effettivamente:

Tempistica di implementazione:

  • Segnale di allarme: 8-12 settimane (troppo lungo, indica un sistema eccessivamente complicato)
  • Risposta corretta: “2-4 settimane, compresa la migrazione dei dati e la formazione”

Curva di apprendimento:

  • Segnale di allarme: “Consigliamo una settimana intera di formazione” o “La maggior parte degli utenti si trova a proprio agio dopo 2-3 settimane”
  • Risposta corretta: ” La maggior parte degli utenti padroneggia le nozioni essenziali in meno di un’ora e diventa produttiva lo stesso giorno“

Costo reale:

  • Segnale di allarme: impossibilità di fornire il costo totale per il primo e il quinto anno o aumenti significativi dei costi
  • Risposta adeguata: ”Ecco il costo mensile esatto, tutto compreso, lo stesso prezzo dal primo al quinto anno”

Proprietà dei dati:

  • Segnale di allarme: costi di esportazione, preavviso richiesto di 30-60 giorni, solo formati proprietari
  • Risposta adeguata: “I dati sono di vostra completa proprietà, esportabili in qualsiasi momento in formati standard, senza costi aggiuntivi”.

Integrazione:

  • Segnale di allarme: “Il vostro ottico dovrà recuperare la prescrizione” o “È disponibile in un modulo separato”.
  • Risposta corretta: “La prescrizione viene inviata automaticamente all’ottico con un solo clic”.

Referenze:

  • Segnale di allarme: Impossibilità o rifiuto di fornire referenze di utenti attuali.
  • Risposta corretta: “Ecco tre studi che potete contattare direttamente”.

La questione della migrazione: non è così complessa come si potrebbe pensare

Si sta pensando: “Utilizziamo [il sistema attuale] da 7 anni. Tutti i nostri dati sono lì. Il passaggio sembra troppo impegnativo”.

Cosa comporta effettivamente la migrazione:

  1. Estrazione dei dati dal sistema attuale (di solito semplice con i sistemi moderni)
  2. Formattazione dei dati (gestita dal team di implementazione del nuovo fornitore, non da voi)
  3. Importazione dei dati con convalida per garantire che nulla vada perso
  4. Formazione del personale sulla nuova interfaccia
  5. Funzionamento in parallelo per 1-2 settimane (esecuzione di entrambi i sistemi)
  6. Passaggio completo una volta acquisita la necessaria sicurezza

Tempistiche reali:

  • Sistemi tradizionali complessi: 8-12 settimane
  • Sistemi moderni semplificati: 2-4 settimane

Esperienza di uno studio:

Settimana 1: chiamata iniziale, esportazione dei dati, importazione nel nuovo sistema
Settimana 2: formazione del personale (2 ore), funzionamento in parallelo Settimana 3: passaggio completo, team di implementazione disponibile per domande
Settimana 4: formazione di follow-up sulle funzionalità avanzate

La loro valutazione: “Eravamo preoccupati per il passaggio, ma il processo effettivo è stato molto meno complesso del previsto. La formazione è stata più semplice rispetto all’apprendimento del nostro primo sistema perché questo è più intuitivo. Avremmo dovuto farlo due anni fa”.

Costo del NON passaggio:

Se il vostro sistema attuale:

  • Fa perdere 10 ore settimanali di tempo al personale
  • Costa 4.000 dollari in più all’anno rispetto alle alternative
  • Causa un aumento del 5% del tasso di assenze
  • Comporta una riduzione del 10% del tasso di acquisizione ottica

Quanto costa? Per la maggior parte degli studi: da 20.000 a 50.000 dollari all’anno in costi diretti e opportunità perse.

Confrontate questo dato con l’interruzione temporanea di 2-4 settimane necessaria per la migrazione. Il ritorno sull’investimento è evidente.

Perché “progettato per l’optometria” è davvero importante

I sistemi adattati dall’EHR medico sono stati progettati per la diagnosi medica, la codifica assicurativa complessa, la gestione dei farmaci su prescrizione e l’integrazione ospedaliera. Nessuno di questi è il flusso di lavoro principale nell’optometria.

Aggiungono funzionalità di vendita al dettaglio di prodotti ottici come un ripensamento. È come acquistare un pick-up quando ciò di cui si ha realmente bisogno è un’auto sportiva: entrambi hanno quattro ruote, ma questo non li rende intercambiabili.

I sistemi progettati specificamente per l’optometria partono dalla vendita al dettaglio di prodotti ottici come flusso di lavoro principale, dalla selezione delle lenti come funzione primaria, dall’inventario delle montature come funzionalità integrata e dal flusso di lavoro visivo che rispecchia il percorso effettivo del paziente.

La differenza è evidente:

Sistema adattato al settore medico: Prodotti → Inventario → Forniture mediche → DME → Ottica → Montature → Ricerca (7 clic)

Sistema specifico per l’optometria: Inventario → Montature → [Casella di ricerca] (2 clic)

Non si tratta solo di un minor numero di clic. Si tratta di capire se il software ragiona come uno studio ottico o come uno studio medico che cerca di occuparsi di ottica.

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Domande frequenti

Laptop con tachimetro e lente: prestazioni del software

D: Quanto tempo richiede realmente l’implementazione?

R: I moderni sistemi basati su cloud progettati per l’optometria richiedono in genere 2-4 settimane, compresa la migrazione dei dati e la formazione del personale. I sistemi tradizionali adattati dall’EHR medico richiedono spesso 8-12 settimane. Richiedete tempistiche specifiche e consultate referenze di chi ha recentemente implementato il sistema.

D: Perderemo i dati dei pazienti durante la migrazione?

R: No, se scegliete un fornitore competente con processi di migrazione consolidati. La migrazione dei dati dovrebbe includere una convalida che garantisca il corretto trasferimento di ogni cartella clinica, prescrizione, cronologia degli acquisti e transazione finanziaria. Prevedete un funzionamento in parallelo (entrambi i sistemi) per 1-2 settimane prima del passaggio completo.

D: Cosa succede se il nostro personale non è in grado di apprendere il nuovo sistema?

R: Un moderno software di gestione dello studio progettato specificamente per l’optometria dovrebbe avere una curva di apprendimento minima: la maggior parte degli utenti diventa produttiva entro un’ora e completamente a proprio agio entro un giorno. Se i requisiti di formazione superano questi tempi, il sistema è probabilmente troppo complicato. Durante le demo, osservate se l’interfaccia è immediatamente intuitiva.

D: Quanto ci costerà effettivamente?

R: Calcolate il costo totale, inclusi: abbonamento base (attenzione ai moltiplicatori per utente), moduli richiesti, costi di implementazione e onboarding, costi di assistenza continua, spese di formazione e costi di integrazione. I sistemi pubblicizzati a “199 $ al mese” spesso costano 800-1.500 $ al mese una volta aggiunti tutti i costi. Richiedete un preventivo dei costi complessivi per i primi 5 anni.

D: Cosa succede ai nostri dati se in seguito desideriamo cambiare sistema?

R: Dovreste possedere completamente i vostri dati ed esportarli in formati standard (CSV, HL7, ecc.) in qualsiasi momento senza costi aggiuntivi. Se un fornitore rende difficile l’esportazione dei dati, applica costi aggiuntivi, richiede un preavviso o fornisce solo formati proprietari, è consigliabile evitare tale fornitore, poiché sta utilizzando i vostri dati come vincolo. Chiedete esplicitamente: “Se domani avessi bisogno di esportare i dati, quale sarebbe la procedura e il costo?”

D: Come gestisce il sistema più sedi?

R: Cercate cartelle cliniche centralizzate accessibili da tutte le sedi, visibilità unificata dell’inventario, prezzi e politiche coerenti, analisi specifiche per sede con report consolidati e controlli di accesso basati sui ruoli. Il supporto multi-sede dovrebbe essere incluso nel prezzo base, non essere un costoso extra.

D: Si integrerà con le nostre attuali apparecchiature?

R: La maggior parte dei sistemi moderni si integra con le principali apparecchiature diagnostiche (autorefrattometri, OCT, analizzatori del campo visivo), ma i modelli specifici variano. Fornite l’elenco delle vostre apparecchiature durante la valutazione e confermate la capacità di integrazione di ciascun dispositivo. Alcune integrazioni sono bidirezionali (i dati fluiscono in entrambe le direzioni), altre sono solo di importazione.

D: Il software basato su cloud è davvero sicuro?

R: L’infrastruttura cloud moderna in genere supera la sicurezza on-premise per gli studi di piccole dimensioni. Verificate la conformità SOC 2 Tipo II, la crittografia inattiva e in transito, gli audit di sicurezza regolari, le misure di sicurezza specifiche HIPAA e gli aggiornamenti di sicurezza automatici. I fornitori di servizi cloud dispongono di team e risorse di sicurezza dedicati che gli studi di piccole dimensioni non possono eguagliare.


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