Gyakorlati menedzsment az optometriában: Miért ment meg vagy tönkretesz a szoftvered?

Ismeri azt a keddi délutáni 2 óra körüli pillanatot, amikor rájön, hogy az egész délelőttöt nem a szemvizsgálattal töltötte, hanem egy hiányzó betegaktát keresett, biztosítótársaságokat hívott és kézzel frissítette a készletet, mert valaki eladta az utolsó progresszív lencsét anélkül, hogy rögzítette volna? Ez nem szemészet. Ez a digitális papírmunka pokla.

Itt van a kényelmetlen igazság: A legtöbb optometrista hetente 15-20 órát tölt adminisztratív feladatokkal – nem azért, mert lassúak, hanem mert a praxismenedzsment rendszerük nem segít, hanem hátráltatja őket.

Főbb megállapítások

• Az adminisztratív terhek ellopják a klinikai időt: az optometristák hetente 15-20 órát veszítenek olyan feladatokkal, amelyeket a modern praxismenedzsment szoftverek automatikusan elvégeznének
• A rossz ütemezés mindenre kihat: a túlfoglalás 23%-kal csökkenti a betegek elégedettségét, míg a kihasználatlanság a legdrágább erőforrásait pazarolja el.
• A számlázási hibák a bevétel 10%-ába kerülnek: valós idejű biztosítási ellenőrzés és integrált számlázás nélkül a rendelők jelentős bevételtől esnek el a megelőzhető kártérítési igények elutasítása miatt.
• A személyzete ki van égve: az optikai rendelők személyzetének 40%-a jelenti, hogy minden nap végén kimerültnek érzi magát, ami közvetlenül összefügg az adminisztratív túlterheléssel.
• A fragmentált rendszerek megsokszorozzák az adatbevitelt: Ha az ütemezés, a klinikai nyilvántartások és a számlázás nem kommunikálnak egymással, a csapat 3-4 alkalommal viszi be ugyanazokat az információkat.
• A készletek kaotikus állapota tönkreteszi a bevételt: A kézi nyomon követés túlzott készletezéshez (pénzforgalom csökkenéséhez) és alulteljesítéshez (elvesztett értékesítéshez) vezet.
• KPI-k nélkül vakon repül: A legtöbb praxis ösztönös döntéseket hoz a adatok helyett, mert a rendszerük nem jeleníti meg a kritikus mutatókat.
• Az integráció már nem opcionális: A „legjobb a kategóriájában” megközelítés, amelyben különálló rendszereket állít össze, több problémát okoz, mint amennyit megold.

A jelenlegi rendszerrel való „megbirkózás” valódi költsége

Tett már olyan üzleti döntést, amely „jónak tűnt”, de azonnal megbánta? Ez történik, ha az optometriai praxis menedzsment rendszere nem ad áttekintést arról, hogy mi történik valójában a praxisában.

Vegyük példának Dr. Sarah torontói szemészeti rendelőjét. A legtöbb szempontból sikeres: jó betegértékelések, állandó vizsgálati időpontok, kedvező elhelyezkedés. De íme, hogyan nézett ki egy tipikus hétfő reggele:

7:30: A személyzet korán érkezik, hogy manuálisan ellenőrizze a időpontokat, mert a ütemezési rendszer nem küld automatikus emlékeztetőket. Csak ezen a héten három beteg nem jelent meg.

9:15: Az első beteg panaszkodik, hogy 25 percet kell várnia, mert az előző időpont hosszabb lett. Senki sem tudta, hogy a betegnek komplex igényei vannak, mert az időpontfoglalási rendszer nem kommunikál a klinikai nyilvántartásokkal.

11:00: A recepció rájön, hogy három héttel ezelőtt helytelenül adták meg a biztosítási fedezetet. Most visszahívják a beteget, hogy beszedjék a kiegészítő fizetést – kínos beszélgetés, frusztrált beteg.

14:00: Egy beteg a vizsgálat során megbeszélt speciális progresszív lencséket szeretne. Senki sem tudja gyorsan megerősíteni, hogy van-e raktáron, mert a készletet nap végén manuálisan frissítik.

17:30: A személyzet későig bent marad, hogy a papírformulákon szereplő adatokat három különböző rendszerbe (időpontfoglalás, EHR és számlázás) beírja. Ugyanazokat az információkat háromszor begépelik.

Ez nem kivételes eset. Ez egy kedd.

Amikor az időpontfoglalás az eszköz helyett az ellensége lesz

A rendelési naptárnak minden más alapját kellene képeznie. Ehelyett a legtöbb rendelőben ez a napi káosz forrása.

Íme, mit is jelent valójában a rossz időpontfoglalás:

• A siettetett rendelések rontják a klinikai minőséget: Ha a naptár túlterhelt, a vizsgálati idők a javasolt minimum alatt maradnak. Ön tudja, hogy sietnie kell. A betegek pedig biztosan tudják.
• A személyzet morálja romlik: A csapata órákat tölt azzal, hogy manuálisan megerősíti, átütemezi és kijavítja a találkozókat. Ez nem klinikai munka, hanem elkerülhető elfoglaltság.
• A bevételi lehetőségek elszállnak: Ha a találkozók késnek, nincs idő megbeszélni a prémium lencsék lehetőségeit, a speciális bevonatokat vagy a több pár vásárlását. Minden nap pénzt hagy a asztalon.
• Az üresjárat csökkenti a nyereséget: A kihasználatlanság azt jelenti, hogy fizet a személyzetnek és karbantartja a berendezéseket, amelyek nem kerülnek felhasználásra.

Azok a rendelők, amelyek elsőként javítanak a beosztáson, valami meglepőt jelentenek: a betegek elégedettsége javul, mielőtt bármit is változtatnának a klinikai munkában. Miért? Mert a megbízható rendszerek professzionális és szervezett benyomást keltenek a rendelőről, még mielőtt a betegek megérkeznének a vizsgálatra.

A készlete vagy pénzt hoz, vagy pénzt veszít – középút nincs

Gondoljon bele, hány SKU-t kezel valójában: több száz keretstílus, több ezer lencsekombináció, kontaktlencse-dobozok, oldatok, tokok. Most képzelje el, hogy mindezt táblázatokban vagy – legyünk őszinték – részben a fejében követi nyomon.

A kézi készletnyilvántartás nem csak adminisztratív fejfájást okoz. Aktívan pénzt is kerül:

• A túlzott készletezés lekötözi a pénzforgalmat olyan keretekben, amelyek hónapokig a polcokon állnak, vagy olyan lencsékben, amelyek lejárnak, mielőtt felhasználná őket
• Az alulteljesítés azt jelenti, hogy azt kell mondania a betegeknek, hogy „nincs ilyenünk”, és nézni kell, ahogy elmennek, hogy online rendeljenek.
• A készleteltérések megsokszorozódnak, ha a készletkezelése nem kapcsolódik az adagolási folyamathoz.
• A beszállítói káosz elárasztja Önt, amikor több tucat beszállítót kell kezelnie különböző rendszerekben.

Egy praxis tulajdonos elmondta nekünk: „Végül kiszámoltam, hogy évente mennyit veszítünk az elavult készletek és a készlethiány miatti elmaradt értékesítések miatt. Ez több volt, mint a három évre szóló teljes szoftverköltségvetésem.”

A valós idejű készletintegráció azt jelenti, hogy amikor a beteg a vizsgálat során kiválasztja a keretet, a rendszer azonnal ellenőrzi a rendelkezésre állást, lefoglalja az árut, és ha kevés van belőle, újrarendelést indít. Ez nem varázslat – így kell működnie a modern optometriai praxismenedzsmentnek.

A bevételi ciklus problémája, amiről senki sem beszél

Az optometriai biztosítási számlázás rendkívül bonyolult. Nem csak az egészségbiztosítással kell foglalkoznia, hanem ugyanazon beteg esetében egyszerre az egészségbiztosítással és a látásbiztosítással is. Néha a vizsgálat az egészségbiztosítás keretében történik. Néha a látásbiztosítás keretében. Néha pedig megosztva.

Megfelelő praxismenedzsment rendszer és optometriai eszközök nélkül a következő történik:

• A biztosítás kézi ellenőrzése betegenként 5-10 percet vesz igénybe (szorozza meg ezt 30 beteggel/nap).
• Olyan szolgáltatásokat nyújt, amelyek nem tartoznak a beteg biztosítási tervébe, mert nem ellenőrizte valós időben a jogosultságot.
• A speciális eljárások (OCT, fundusfotózás, kontaktlencse illesztés) kódolási hibái a kérelem elutasítását eredményezik.
• A betegek hetekkel később meglepő számlákat kapnak, mert senki sem tudta előre, hogy valójában mennyibe fog kerülni nekik.

Az egészségügyi vezetők több mint 85%-a a kérelem elutasítását és az alulfizetést nevezi meg legfőbb pénzügyi stresszforrásként. A tiszta kérelem aránya meghaladja a 95%-ot. Az elutasítások aránya 5-10% között kell maradjon. Ha ezeket a számokat nem tudja fejből, az az első problémája.

A számlázási hibák becslések szerint a praxisok éves bevételének 10%-át teszik ki – nem azért, mert a számlázási személyzet alkalmatlan, hanem mert a fragmentált rendszerekben a manuális folyamatok elkerülhetetlen hibákat okoznak.

A betegek élménye romlik, ha a rendszerek nem kommunikálnak egymással

A betegek nem látják a „rendszereket”. Ők csak a káoszt látják.

Megérkeznek a rendelésre, és nézik, ahogy a recepciós személyzet kézzel beírja azokat az információkat, amelyek már a rendszerben is benne lennének. A megbeszélt időpont után 20 percet várnak, anélkül, hogy magyarázatot kapnának. Két héttel később telefonálnak a szemüvegrendelésükkel kapcsolatban, és senki sem találja meg az információt anélkül, hogy három különböző képernyőt átkutatna.

A modern betegek elvárják:

• Megerősítő SMS-eket és e-mailes emlékeztetőket (nem telefonhívásokat)
• 24 órában elérhető online időpontfoglalást
• Digitális hozzáférést a receptjükhöz és a rendelésük állapotához
• Kommunikációt a preferált csatornájukon (SMS, e-mail vagy betegportál)
• Zökkenőmentes átmenetet a weboldaluk, az időpontfoglalási rendszer és a rendelőben való tapasztalatok között

Ha rendszerei fragmentáltak, ezeket nem tudja következetesen biztosítani. A betegekkel való kommunikáció szórványos és manuális lesz. Csapata jó szándékú, de túlterhelt.

Egy praxisvezető így fogalmazott: „Szeretnénk betegportált és automatikus emlékeztetőket kínálni, de jelenlegi rendszerünk ezeket drága, nem megfelelően integrálható kiegészítőknek tekinti. Ezért egyáltalán nem kínáljuk őket.”

Ez nem technológiai probléma. Ez versenyhátrány.

A személyzetének nem munkaerkölcsi problémája van, hanem rendszerproblémája

Vessünk egy pillantást a vizsgálószobában lévő elefántra: a személyzet fluktuációjára.

Az optikai rendelők személyzetének 40%-a jelenti, hogy minden munkanap végén teljesen kimerültnek érzi magát. Ez természetesen magas fluktuációhoz vezet. És minden alkalommal, amikor valaki távozik, Ön veszteséget szenved:

• A toborzásba és képzésbe fektetett befektetés
• A páciensekről és a munkafolyamatokról szerzett intézményi tudás
• A páciensek tapasztalatainak következetessége
• A páciensek által az adott csapattaggal kiépített bizalom

A fiatal munkatársak lelkesen csatlakoznak az optometriai rendelőkhöz, mert izgatja őket a betegellátás és a klinikai munka. Aztán rájönnek, hogy elmerülnek a kézi adatbevitelben, küszködnek a modulok között nem kommunikáló szoftverekkel, és a rendszerhibák miatt bocsánatot kérnek a frusztrált páciensektől.

Nem azért mennek el, mert nehéz a munka. Azért mennek el, mert a rendszerek minden feleslegesen nehezebbé tesznek.

„Azok a rendelők, amelyekkel együtt dolgozunk, következetesen arról számolnak be, hogy az integrált rendszerek bevezetése 40-60%-kal csökkenti az adminisztratív terhelést. Ez nem marginális javulás, hanem átalakulás. Ha a személyzetnek olyan eszközöket adsz, amelyek valóban működnek, a munkával való elégedettség azonnal javul, mert végre a betegellátásra koncentrálhatnak, ahelyett, hogy a szoftverrel küszködnének.”

— Adam Smith, termékmenedzser @ Glasson

Az irónia? A kiváltó ok szinte soha nem az elkötelezettség hiánya. A gyenge rendszerek azok, amelyek a motivált szakembereket frusztrált adatbeviteli ügyintézőkké változtatják.

Vak repülés: a KPI láthatósági probléma

Gyors kérdés: Mennyi az Ön bevétele OD óránként? Mennyi a prémium progresszív lencsék megszerzési aránya? Mennyi a tiszta igénybevételi aránya? Mennyi az 90 napnál régebbi A/R-je?

Ha ezekre a kérdésekre válaszolni jelentéseket kell előállítania, akkor nem rendelkezik valódi átláthatósággal a praxisának teljesítményét illetően. Döntéseit intuíció alapján hozza, nem pedig adatok alapján.

A következőket nem tudja kezelni átláthatóság nélkül:

• Mely prémium lencsék típusai generálják a legtöbb bevételt (így tudja, mire kell összpontosítania az értékesítési képzést)
• Melyik munkatársai a legkiválóbbak a vizsgálatok szemüvegvásárlásokká történő konvertálásában
• Miért utasítják el a biztosítási igényeket (így megelőzheti a jövőbeli elutasításokat)
• Melyik betegkommunikációs módszer ér el a legjobb válaszadási arányt
• Hol vannak a ütemezési szűk keresztmetszetek (így optimalizálhatja az erőforrások elosztását)

A legtöbb optometriai praxisirányítási rendszer képes jelentéseket generálni – végül, miután valaki exportálja az adatokat Excelbe, és manuálisan létrehozza a pivot táblázatokat. Ez nem átláthatóság. Ez régészet.

A modern praxiselemzésnek a kritikus KPI-ket valós idejű irányítópultokon kell megjelenítenie, amelyeket naponta ellenőriz, nem pedig negyedéves jelentésekben, amelyek elkészítésétől retteg.

Mire van szüksége valójában a modern optometriai praxismenedzsment rendszernek?

Nem minden praxismenedzsment szoftver egyforma. Egyes rendszerek „átfogónak” tartják magukat, miközben kényelmetlen megoldásokra kényszerítik Önt az alapvető munkafolyamatokhoz. Mások egy területen kiválóak, míg másokban teljesen kudarcot vallanak.

Íme az optometriai praxismenedzsment alapvető követelményei:

Ténylegesen működő ütemezés

• Egységes naptár: Online foglalások, helyszíni időpontok és visszahívások egy platformon – nem utólag összerakva
• Intelligens időponttípusok: A különböző látogatások automatikusan a megfelelő időpontokhoz rendelődnek
• Automatizált betegkommunikáció: Emlékeztetők és visszaigazolások manuális munkavégzés nélkül
• Valós idejű elérhetőség: Automatikusan megakadályozza a kettős foglalásokat és a túlfoglalásokat

A tényleges munkafolyamatokat támogató klinikai nyilvántartások

• Testreszabható EHR-sablonok: Optometriára, nem általános egészségügyi ellátásra tervezve
• Berendezések integrálása: Közvetlen csatlakozás OCT-hez, fundus kamerákhoz és egyéb diagnosztikai eszközökhöz
• Gyors dokumentálás: Csökkenti a diagramok elkészítésének idejét anélkül, hogy a alaposság rovására menne
• Zökkenőmentes adatáramlás: A klinikai eredmények automatikusan bekerülnek a kiszolgálásba és a számlázásba

Káoszt megelőző készletgazdálkodás

• Valós idejű készletláthatóság: A személyzet a betegekkel való konzultációk során láthatja, hogy mi áll rendelkezésre
• Automatikus frissítések: Amikor a beteg kiválasztja a keretet/lencséket, a készlet azonnal módosul
• Intelligens újrarendelés: A készlet szintje és az eladási sebesség alapján aktiválódik
• Átfogó lencse adatbázis: Mint a Glasson 3,5 millió lencseváltozatot tartalmazó adatbázisa, amely kiküszöböli a „nincs ilyen kombinációnk” problémát

Számlázás, ami nem készteti sikításra

• Valós idejű biztosítási ellenőrzés: Mielőtt a beteg leülne a vizsgálatra
• Többfaktoros jogosultság: Automatikusan meghatározza az orvosi és a látásbiztosítás fedezetét
• Elektronikus kárigény benyújtás: Nincs szükség kézi adatbevitelre vagy papír alapú űrlapokra
• Elutasítások nyomon követése: A problémás kárigényeket jelzi azonnali felülvizsgálat céljából

A betegek elkötelezettségét növelő betegkapcsolat

• Többcsatornás kommunikáció: SMS, e-mail és betegportál integrálva
• Automatizált kampányok: Születésnapi üzenetek, visszahívási emlékeztetők, oktatási tartalmak
• Online hozzáférés: A betegek 24 órában kérhetik a vénykiegészítést és ellenőrizhetik a rendelés állapotát
• Preferenciák nyomon követése: A rendszer megjegyzi, hogy az egyes betegek hogyan szeretnék, ha velük kapcsolatba lépnének

Analitika, amely valóban segít a döntéshozatalban

• Valós idejű irányítópultok: a kritikus KPI-k egy pillanat alatt láthatók
• Testreszabható jelentések: összpontosítson az Ön praxisának szempontjából fontos mutatókra
• Összehasonlító adatok: mérje össze saját korábbi teljesítményével
• Hasznosítható betekintés: adatok, amelyek egyértelműen rámutatnak a figyelmet igénylő területekre

Ha jelenlegi rendszerében hiányzik ezek közül bármelyik alapvető elem, akkor nem modern praxist működtet, hanem drága papírmunkát, amely alkalmanként szemvizsgálatot is magában foglal.

Miért nem működnek a „legjobbak” rendszerei az optometriában

Egyes tanácsadók azt fogják mondani, hogy válassza ki a „legjobb” ütemezési szoftvert, a „legjobb” EHR-t, a „legjobb” számlázási rendszert, és integrálja őket. Ez logikusan hangzik. A gyakorlatban azonban katasztrofálisan helytelen.

Íme, mi történik valójában a fragmentált rendszerekkel:

Az ütemezési rendszer nem kommunikál az EHR-rel, így a betegek kórtörténete nem befolyásolja a rendelés időtartamát. Az EHR nem táplálja automatikusan a számlázást, így a személyzetnek manuálisan kell újra bevinnie a diagnózis kódokat és az eljárásokat – üdvözlünk, elutasított igények. A készletnyilvántartási rendszer külön létezik a gyógyszerkiadási modultól, így a készletszintek mindig hibásak. A számlázási rendszer nem tudja automatikusan ellenőrizni a biztosítási jogosultságot a rendelés előtt, mert nem kapcsolódik az ütemezési rendszerhez.

Az eredmény? A személyzet egész napját azzal tölti, hogy manuálisan mozgatja az adatokat a rendszerek között. Minden alkalommal, amikor információt másolnak egyik rendszerből a másikba, a hibák száma megsokszorozódik. Egy rossz beteg születési dátum a beosztásban azt jelenti, hogy a biztosítás ellenőrzése sikertelen. Egy hiányzó diagnóziskód azt jelenti, hogy a kérelem elutasításra kerül.

Az integrációs hiányosságok munkafolyamat-szűkületeket okoznak. A klinikai információk nem jutnak el a számlázáshoz. A készlet nem frissül, amikor a betegek kiválasztják a kereteket. Az egyik kategória „legjobb” szoftvere nem hajlandó kommunikálni a másik kategória „legjobb” szoftverével.

A közbenső szoftverek és API rétegek, amelyekre szükség van ahhoz, hogy kommunikáljanak egymással? Drágák, bonyolultak és törékenyek. Minden alkalommal megszakadnak, amikor valamelyik gyártó frissíti a szoftverét.

Egy praxis kipróbálta a „legjobb a kategóriájában” megközelítést. Hat hónap elteltével kiszámították, hogy a személyzet heti 12 órával többet töltött a rendszerek közötti kézi koordinációval. Ez fél teljes munkaidős alkalmazottat jelent, aki csak adatokat mozgat.

Mi a megoldás? Kifejezetten erre a célra fejlesztett, integrált megoldások, mint például a Glasson, amelyek alapjaiban értik az optikai gyakorlatok munkafolyamatait.

Hogyan teszi a Glasson a gyakorlatkezelést valóban működőképessé

A Glassont nem olyan egészségügyi informatikai tanácsadók fejlesztették, akik nem ismerik a gyógyszerkiadást. Kifejezetten optikai gyakorlatokhoz tervezték – azokhoz az egyedi munkafolyamatokhoz, ahol a klinikai ellátás találkozik a kiskereskedelemmel, ahol a betegek egészségügyi adatait és a keretkészletet is kezelni kell, ahol a biztosítási számlázás ötvözi az orvosi és a látásbiztosítást.

A Glasson különlegessége a következő:

Az Ön tényleges munkafolyamatához készült

Az optometria nem csak klinikai ellátás. Nem csak kiskereskedelem. Mindkettő egyszerre. Az általános orvosi szoftverek nem működnek, mert nem értik a keretválasztást, a lencseadatbázisokat vagy az optikai kiskereskedelmet. A kiskereskedelmi POS-rendszerek nem működnek, mert nem kezelik a klinikai dokumentációt vagy az orvosi számlázást.

A Glasson mindkettőt kezeli, mert kifejezetten az Önéhez hasonló praxisok számára készült. Az online foglalás zökkenőmentesen integrálódik a boltban zajló műveletekbe. A klinikai eredmények automatikusan bekerülnek a kiszolgálásba és a számlázásba.

Átfogó lencseintelligencia

Az a több mint 3,5 millió lencseváltozatot tartalmazó adatbázis nem csak marketinges szám. Ez azt jelenti, hogy ha egy páciensnek szokatlan receptje van, vagy egy adott tulajdonságkombinációt szeretne, akkor a személyzetnek nem kell 20 percet töltenie katalógusok böngészésével vagy laboratóriumok felhívásával. Az intelligens lencsekereső másodpercek alatt megtalálja a megfelelő megoldást, bizonyítékokon alapuló ajánlásokkal.

Valódi integráció, nem pedig közbenső megoldások

Ha egy páciens éjfélkor online foglal időpontot, az azonnal megjelenik a klinika ütemtervében. Amikor befejezi a vizsgálatot, az eredmények már készen állnak a számlázásra – nincs szükség kézi átvitelre. Amikor a páciens kiválasztja a keretet, a készlet automatikusan frissül. Ez a valódi integráció.

Modern felhőalapú architektúra

Nincs szükség szerverkarbantartásra. Nincs szükség IT-infrastruktúrára. Bármilyen internetkapcsolattal rendelkező eszközről elérhető. Automatikus frissítések és biztonsági javítások. Az adatok biztonságosabbak a Glasson felhőalapú infrastruktúrájában, mint bármelyik helyi szerveren a háttérirodában.

A döntéseket befolyásoló adatok

A beépített elemző eszközök valós idejű irányítópultokon mutatják az OD órákonkénti bevételt, a rögzítési arányokat, a prémium lencsék elterjedtségét, a beosztás hatékonyságát és a betegmegtartási mutatókat. Nem kell negyedéves jelentéseket várni – a legfontosabb mutatókat naponta ellenőrizheti.

A valódi ROI: idő, pénz és józan ész

Beszéljünk számokról, mert a gyakorlatirányítási rendszerbe történő optometriai befektetéseknek pénzügyileg is meg kell érteniük magukat.

A számlázási hibák önmagukban a praxisok éves bevételének akár 10%-át is kiteszik. Ha évente 500 000 dollárt termel, az 50 000 dollár, amit megelőzhető igényelési elutasítások és kódolási hibák miatt hagy a táblán.

A meg nem jelenő páciensek jelentős bevételkiesést okoznak. A megfelelő pácienskommunikációs rendszerek automatizált emlékeztetőjei 30-50%-kal csökkentik a meg nem jelenő páciensek számát. Ha évente 10 000 dollárt veszít a meg nem jelenő páciensek miatt, akkor azonnal 3000-5000 dollárt nyer vissza.

A személyzet hatékonytalansága a fragmentált rendszerek miatt időt és pénzt is költség. Az integrált rendszerekkel hetente 10-15 óra időt takaríthat meg minden egyes alkalmazott, ami azt jelenti, hogy több beteget tudnak ellátni anélkül, hogy további személyzetet kellene felvenni.

A jobb készletgazdálkodás megakadályozza mind a túlzott készletezésből származó veszteségeket, mind az alulteljesítésből származó elmaradt bevételeket. A valós idejű készletgazdálkodási rendszereket bevezető rendelők többsége 15-25%-os javulást jelentett a készletforgalomban az első évben.

A betegek megtartásának javítása a következetes kapcsolattartás révén ismétlődő bevételeket eredményez. Az 5%-os megtartási arány növekedése 25-95%-kal növelheti a nyereséget, mivel nem kell folyamatosan pótolni az elvesztett betegeket.

A legtöbb rendelő 6-12 hónapon belül megtéríti a szoftverbefektetését a kombinált hatékonyságnövekedés révén. Ezt követően már csak a nyereség javulása következik.

Első lépések: értékelje a jelenlegi helyzetét

Mielőtt új rendszert fontolna meg, őszintén értékelje a jelenlegi helyzetét. Tegye fel magának a következő kérdéseket:

A munkatársai ugyanazokat az adatokat viszik be több rendszerbe? Ha igen, akkor fragmentációs problémája van, ami naponta órákat vesz igénybe.

Egy kattintással hozzáférhet a kritikus KPI-khez? Ha nem, akkor az adatok helyett az intuíció alapján hoz döntéseket.

A páciensei következetes, automatizált kommunikációt kapnak? Ha nem, akkor minden nap elveszíti a megtartási lehetőségeket.

A beosztási rendszere ismeri a páciensek klinikai előzményeit? Ha nem, akkor folyamatosan rossz időtartamú időpontokat foglal.

Ellenőrizni tudja a beteg biztosítási jogosultságát, mielőtt leülne? Ha nem, akkor olyan szolgáltatásokat nyújt, amelyekért esetleg nem kap fizetést.

A készlet automatikusan frissül, amikor a munkatársak kiadják a termékeket? Ha nem, akkor a készletnyilvántartása mindig hibás.

A jó hír? Nem kell mindent egyszerre megoldania. A modern praxismenedzsment-megoldások modulonként vezethetők be: először a ütemezés, majd az EHR, végül a számlázás. Nem kell három hétre bezárnia a praxisát a rendszerek átállítása miatt.

A Glasson átfogó képzést és folyamatos támogatást nyújt. A felhőalapú architektúra minimális IT-infrastruktúrát igényel. Mivel a felület intuitív és modern, a személyzet gyorsabban elsajátítja, mint a régebbi rendszereket, amelyekhez mindenki hetekig tartó képzésre szorul.

Gyakran feltett kérdések

Mennyi időbe telik egy új praxisirányítási rendszer bevezetése az optometriában? A legtöbb praxis 2-4 héten belül elvégzi a kezdeti beállítást, fokozatos bevezetéssel. Az alapvető modulok, mint az ütemezés és a betegek adatai, elsőként kerülnek bevezetésre, majd a számlázás és az elemzés következik. A Glassonhoz hasonló felhőalapú rendszerek jelentősen csökkentik a bevezetési időt a hagyományos helyszíni szoftverekhez képest.

A személyzetemnek kiterjedt képzésre lesz szüksége az új szoftver használatához? A modern, intuitív rendszerek jelentősen kevesebb képzést igényelnek, mint a elavult, hagyományos szoftverek. A legtöbb alkalmazott 2-3 nap alatt megismeri az alapvető funkciókat. A Glasson átfogó képzési forrásokat és folyamatos támogatást biztosít a zökkenőmentes átállás érdekében.

Hogyan migrálhatom az adatokat a jelenlegi rendszeremből? A jó hírű praxismenedzsment-szolgáltatók az implementáció részeként adatátviteli szolgáltatásokat is nyújtanak. A betegek adatai, a rendelések, a receptek és a korábbi adatok átkerülnek az új rendszerbe. Az átviteli csapat kezeli a technikai bonyodalmakat, míg a személyzet továbbra is a betegeket szolgálja ki.

Mi van, ha a praxisomnak több helyszíne van? A felhőalapú praxismenedzsment-rendszerek kiválóan alkalmasak több helyszínen működő praxisok számára. A megosztott betegadatbázisok, a központosított készletnyilvántartás és az egységes jelentések a helyszínek között alapfunkciók. Minden helyszín megőrzi az ütemezési autonómiáját, míg a vállalat teljes áttekintést kap.

A betegek valóban online foglalhatnak időpontot munkaidőn kívül? Igen – a naptárjába integrált online ütemezés lehetővé teszi a betegek számára, hogy a valós idejű rendelkezésre állás alapján 24 órában foglaljanak időpontot. Ön szabályozza, hogy melyik típusú időpontok foglalhatók online, és melyekhez szükséges a személyzet segítsége. A legtöbb praxis szerint a foglalások 20-30%-a történik a rendes munkaidőn kívül.

Hogyan működik valójában a valós idejű biztosítási ellenőrzés? A modern praxismenedzsment rendszerek kapcsolódnak a biztosítási elszámolóházakhoz, amelyek másodpercek alatt elektronikusan ellenőrzik a jogosultságot. A rendszer ellenőrzi az orvosi és szemészeti fedezetet, azonosítja az alkalmazandó önrészt, és jelzi az esetleges jogosultsági problémákat a rendelés megkezdése előtt, így elkerülhetőek a későbbi váratlan számlák.

Mi történik, ha kimarad az internet – akkor is fogadhatom a betegeket? A minőségi felhőalapú rendszerek offline funkcióval rendelkeznek a legfontosabb szolgáltatásokhoz. Folytathatja a vizsgálatok dokumentálását és a rendelések ütemezését. Az adatok automatikusan szinkronizálódnak, amikor a kapcsolat helyreáll. Ez valójában megbízhatóbb, mint a helyi szerverek, amelyek teljesen meghibásodhatnak.

Mennyibe kerül egy megfelelő praxismenedzsment szoftver? Az átfogó rendszerek ára általában havi 150–400 dollár között mozog, a praxis méretétől és a szükséges funkcióktól függően. Hasonlítsa össze ezt a számlázási hibák (a bevétel 10%-a), a személyzet hatékonyságának hiánya és az elvesztett megtartási lehetőségek költségeivel. A legtöbb praxis 6–12 hónapon belül pozitív ROI-t ér el. Ellenőrizze az aktuális árak.

A szoftver integrálható a már meglévő berendezéseimmel? A modern praxismenedzsment rendszerek a legtöbb diagnosztikai berendezéssel integrálhatók a szabványos protokollok révén. Az OCT-gépek, fundus kamerák, autorefraktorok és phoropterek általában közvetlenül csatlakoztathatók. A szoftver értékelése során ellenőrizze az egyes berendezések kompatibilitását.

Mi van, ha a jelenlegi rendszerem egyes részeivel elégedett vagyok? Egyes rendelők kezdetben a hibrid megközelítést részesítik előnyben, vagyis bizonyos régi alkatrészeket megtartanak, míg másokat modernizálnak. Az igazi integrációs előnyök azonban csak akkor jelentkeznek, ha az összes rendszer zökkenőmentesen kommunikál egymással. A legtöbb rendelő végül teljes mértékben átáll az integrált platformokra a maximális hatékonyság érdekében.

Olivia Wilson

Olivia Wilson – Optikai iparági szakértő & Üzleti tanácsadó. Olivia Wilson az optikai iparág specialistája, aki hatékony stratégiákra fókuszál az optikai üzletek kezelésében. Szakértő tartalmakat készít, hogy segítse az optikai üzletek tulajdonosait és vezetőit az értékesítés növelésében, az üzleti folyamatok optimalizálásában és a vásárlói hűség kiépítésében. Az évek során szerzett tapasztalatával jól ismeri az iparág egyedi kihívásait, és a piac realitásaihoz igazodó, gyakorlati megoldásokat kínál. Olivia az optikai marketingben, értékesítési stratégiákban és a vásárlói szolgáltatások minőségének javításában szakosodott. Elemzései és meglátásai segítik az optikai üzleteket abban, hogy jobb pénzügyi eredményeket érjenek el és kitűnjenek a versenytársak közül. Ha bizonyított módszereket keres optikai vállalkozása növekedéséhez, Olivia Wilson az a szakértő, akiben megbízhat.