Számlázószoftver optikai üzleteknek: mit keressen és mire valószínűleg nincs szüksége
Keressen rá az «optikai számlázószoftverre», és belefullad a platformokba, amelyek bevételiciklus-kezelést, igényelbírálást és klinikáknak szánt kódolási modulokat ígérnek. Aztán ránéz a valós napjára —beütni egy eladást, alkalmazni egy kedvezményt, felvenni egy előleget egy rendelésre, kinyomtatni egy számlát—, és elgondolkodik, mire is lenne szüksége mindebből. A legtöbb optikai üzlet számára a számlázás nem egy összetett klinikai folyamat; ez az eladási tranzakció a pultjánál, és a szoftver, amelyre szüksége van, az, amely ezt tisztán kezeli anélkül, hogy más vállalkozására tervezett funkciók alá temetné.
Ez az útmutató elválasztja a számlázási képességeket, amelyeket egy optikus valóban használ, a nehéz gépezettől, amelyet kifizet és sosem érint meg. A végén pontosan tudni fogja, mit keressen és mit engedjen el.
Legfontosabb tudnivalók
Az egész cikk néhány sorban. Egy optikai üzletnek az értékesítési folyamatba integrált számlázásra van szüksége —számlák, kedvezmények, előlegek, áfa—, nem pedig egy önálló orvosi számlázómotorra, amelyet biztosításokkal teli klinikákra terveztek.
- A számlázás az eladás része: a legjobb optikai számlázás az értékesítési és készletfolyamatában él, nem egy külön alkalmazásban.
- Számlázásra, rugalmas kedvezményekre, előlegekre, visszárukra és állítható áfakulcsokra van szüksége.
- A nehéz orvosi kódolás és az összetett biztosítási modulok általában feleslegesek egy értékesítő üzletben.
- Az ügyfélkartotékokkal és a készlettel való integráció az, ami valódi időt takarít meg.
- A felhőalapú számlázás biztonságban és bárhonnan elérhetően tartja a pénzügyi adatait.
- Óvakodjon a klinikai árazású «bevételiciklus»-platformoktól: olyan képességeket fizetne, amelyeket nem fog használni.
Mit jelent a «számlázás» egy optikai üzletben?
Azt jelenti, hogy intézi egy eladás pénzügyi részét: kiállít egy számlát, alkalmaz egy kedvezményt, ha van, felvesz egy előleget egy lencserendelésre, rögzíti az egyenleget, és helyesen számolja az áfát. Ez egy kiskereskedelmi eladási tranzakció néhány optikai sajátossággal, nem klinikai számlázási művelet. Amikor «optikai számlázószoftvert» árulnak önnek, ellenőrizze, hogy egy üzlet értékesítéshelyi számlázására gondolnak-e, vagy egy klinika orvosi bevételiciklus-kezelésére: teljesen különböző termékek.
Ez a megkülönböztetés alakítja mindazt, ami következik, ezért tegyük konkréttá, mielőtt a funkciókat néznénk.
Értékesítő üzlet vagy biztosítóknak számlázó klinika?
Ha a bevételének nagy része szemüveg, lencsék és szolgáltatások közvetlenül ügyfeleknek való eladásából származik, akkor értékesítő üzlet, és a számlázási igényei szerények. A klinikáknak, amelyek nagy mennyiségű igényt számláznak biztosítóknak, kódolásra és igénykezelésre van szükségük; egy optikusnak főként egy eladást kell számláznia és követnie, mi van kifizetve. Egy klinikai bevételiciklus-platform megvásárlása, amikor optikai üzletet vezet, olyan, mint egy szállítófurgon vétele a munkába járáshoz: sokkal több gép, mint amennyit a feladat megkíván.
Amint elhelyezi magát ezen a spektrumon, a funkciólista rövid és világos lesz. Íme, ami valóban számít.
Mely számlázási funkciókra van valóban szüksége egy optikusnak?
Egy maroknyira, és mind egy tiszta eladás és egy pontos nyilvántartás köré forog. Találja el ezeket, és a számlázása megoldva; minden más általában töltelék. A számlázás, a rugalmas kedvezmények, az előlegek, a visszáruk és az állítható áfakulcsok lefedik szinte mindent, amit egy optikus a kasszánál csinál.
Nézzük végig őket, mert az, ahogy ezek a funkciók viselkednek, annyira számít, mint hogy léteznek-e.
Az eladáson belül él a számlázás?
Ez választja el az időt megtakarítót az időt pazarlótól. Egy jó rendszerben a számlázás nem külön lépés: bele van szőve magába az eladásba. A Glasson Keszlet és az értékesítési folyamat segítségével lencséket keres, kereteket ad hozzá, szolgáltatásokat választ, majd árakat szerkeszt, kedvezményt alkalmaz vagy áfakulcsot vált ugyanabban a folyamatban. Amikor a számlázás az eladáson belül történik, és nem egy külön programban, abbahagyja ugyanannak a rendelésnek a kétszeri beírását, és a számok nem csúszhatnak el egymástól.
Képzelje el az alternatívát: beütni az eladást egy eszközben, majd újragépelni egy számlázóalkalmazásban a számla kiállításához. Ez a kettős beírás az, ahol a hibák és az elveszett percek élnek.
7 napos ingyenes próbaverzió
Kérdése van? Tudassa velünk az alábbi Kapcsolatfelvételi űrlapon.
Kezeli az előlegeket, részfizetéseket és visszárukat?
Kellene, mert az optikai eladások ritkán rendeződnek egyetlen tiszta fizetéssel. Egy ügyfél lencséket rendel, előleget hagy, és a többit átvételkor fizeti, néha hetekkel később. A Glasson értékesítési folyamata lehetővé teszi a kedvezmények, visszáruk és részfizetések rögzítését, és mindent a rendelésben tart. A részfizetések és egyenlegek automatikus követése elengedhetetlen egy olyan üzletben, ahol a rendelés és a végső fizetés gyakran napokkal vagy hetekkel elválik.
Ez a jelentéseit is táplálja: egy pillantással látja a függőben lévő rendeléseket és értéküket, amire még visszatérünk. Először a részlet, amely csendben a legtöbb fejfájást okozza a számlázásnál.
Mindig helyesen számolja az áfát és a kedvezményeket?
Kell, mert az áfa és a kedvezmények kézi számítása az, ahol apró hibák csendben felhalmozódnak az év során. Ha állíthatja az áfakulcsot és alkalmazhat kedvezményeket az eladás közben —és a végösszegek maguktól újraszámolódnak—, az pontosan tartja a számláit és tisztán a nyilvántartásait. Ha hagyja, hogy a rendszer végezze a számtant, az kiküszöböli a kerekítési hibákat és az elfelejtett kedvezményeket, amelyek tranzakcióról tranzakcióra erodálják a marginát.
Íme egy összehasonlítás arról, mit használ valóban egy optikai üzlet, szemben azzal, amit a klinikai platformok ráhalmoznak.
| Képesség | Optikai üzlet igénye | Klinikai számlázás extrája |
|---|---|---|
| Számlázás | Alapvető | Tartalmazza |
| Kedvezmények és állítható áfa | Alapvető | Tartalmazza |
| Előlegek és részfizetések | Alapvető | Néha |
| Visszáruk | Alapvető | Tartalmazza |
| Integráció az értékesítéssel és készlettel | Alapvető | Gyakran gyenge |
| Orvosi számlázási kódok | Ritkán szükséges | Központi funkció |
| Összetett igénybírálat | Ritkán szükséges | Központi funkció |
| Bevételiciklus-csomag | Túlzás | Központi funkció |
Mit hagyhat nyugodtan figyelmen kívül?
A klinikai bevételiciklus-gépezet nagy részét, amelyet «optikai számlázásként» forgalmaznak. Ha az üzlete nem dolgoz fel biztosítói igényeket nagy mennyiségben, a kezelésükre készült modulok költség haszon nélkül. Az orvosi kódolásért, igénybírálatért és teljes bevételiciklus-kezelésért fizetni, amelyet sosem fog használni, a leggyakoribb módja annak, ahogy az optikai üzletek túlfizetik a számlázószoftverüket.
Konkrétan, íme, amit egy tipikus értékesítő üzlet általában a polcon hagyhat:
- Orvosi kódolási kódok és folyamatok: klinikai igényekre készültek, irrelevánsak a kiskereskedelmi eladás többségéhez.
- Összetett igénybírálati és elutasításkezelő csomagok.
- Teljes bevételiciklus-irányítópultok, amelyeket nagy igénymennyiségekre terveztek.
- Felhasználónkénti számlázási licencek, amelyek büntetik, amikor alkalmaz.
Ezek egyike sem segít gyorsabban beütni egy szemüveget; amit tesznek, az az ár és a tanulási görbe felfújása. Tehát ha mindez kimarad, mit kellene valóban mérlegelnie az opciók összehasonlításakor?
Szeretné látni Glasson teljes potenciálját?
Foglaljon bemutatót
Hogyan kapcsolódik a számlázás az üzlete többi részéhez?
Szorosan, minden megvásárlásra érdemes rendszerben: a számlázási adatoknak közvetlenül az ügyfélkartotékaiba, a készletébe és a jelentéseibe kell áramlaniuk. Az elszigetelt számlázás csak papírmunka; mindennel összekapcsolva üzleti intelligenciává válik. Amikor egy eladás frissíti a készletét, az ügyfél kartotékához csatolódik, és táplálja a bevételi jelentéseit, a számlázása megszűnik adminisztráció lenni, és olyan információvá válik, amelyet használhat.
Két kapcsolat számít a legtöbbet egy optikai üzlet számára.
Minden eladás frissíti az ügyfél kartotékát?
Kellene, automatikusan. Minden számlázott eladás az ügyfél előzményéhez tartozik, hogy lássa, mit vásárolt, mikor és mennyiért. A Glasson Ugyfelek az értékesítési és fizetési előzményt minden profilban tartja, a receptek és preferenciák mellett. Egy teljes fizetési előzmény az ügyfél kartotékában egy egyszerű számlát hasznos nyilvántartássá alakít a kiszolgáláshoz, az utánkövetéshez és az ismételt eladáshoz.
Ez a kapcsolat az is, ami lehetővé teszi, hogy egy törzsvásárló «mennyit fizettem legutóbb?» kérdésére válaszoljon anélkül, hogy egy fiókban kotorászna.
Látja a pénzügyi képet, nem csak különálló számlákat?
Kellene tudnia, mert a különálló számlák nem mondják meg, hogyan megy az üzlet. A Glasson Statisztikak bevételi összegzésekbe, időszakonkénti jelentésekbe, függőben lévő rendelésekbe és értékükbe, valamint a napi be- és kifizetések kasszakövetésébe gyűjti az eladásait. A bevétel, a függő egyenlegek és a napi kassza egy helyen való látása pontosan az, amire a számlázás valóban jó: tudni, hol van a pénze.
Ez a láthatóság attól függ, hogy az adatai biztonságban és elérhetők-e, ami az utolsó dolog, amit a vásárlás előtt ellenőrizni kell.
Biztonságban és elérhetők a számlázási adatai?
Mindkettőnek kell lenniük, és a felhőalapú rendszerek ezt jobban kezelik, mint egy hátsó szobai számítógép. A pénzügyi adatok éppen azok, amelyeket nem engedhet meg magának elveszíteni egy meghibásodott merevlemez miatt. Egy felhőalapú rendszer valós időben menti a számlázási adatait, és bármilyen eszközről hozzáférést ad, miközben a jogosult munkatársakra korlátozza a hozzáférést. A Glasson felhőalapú, és az adatvédelmi követelmények betartására készült, jogosultsági szintekkel, hogy mindenki csak azt lássa, amit kell.
A munkatársaknak jogosultsági szinteket is rendelhet a Glasson Adminisztracio révén, hogy ne mindenkinek legyen hozzáférése az érzékeny pénzügyi adatokhoz. Ez az a fajta kontroll, amelyet kényelmetlen beállítani egy megosztott irodai PC-n, de szabványos egy komoly rendszerben.
«Amikor egy optikus azt mondja, számlázószoftvert keres, az első kérdésem mindig az, hogy valóban dolgoz-e fel biztosítói igényeket nagy mennyiségben. Általában nem: szemüveget árul, és tiszta számlákra, előlegekre és helyes áfára van szüksége. Csak azért mutattak neki klinikai platformokat, mert ez jön fel, ha rákeres a „számlázószoftverre”. A megfelelő eszköz egy értékesítő üzlet számára az, amelyben a számlázás egyszerűen az eladás része, nem egy külön rendszer, amelyet fenntartani és külön fizetni kell.»
— Marcin Debski, Product Manager @ Glasson
Mennyibe kellene kerülnie?
Sokkal kevesebbe, mint egy klinikai bevételiciklus-platform, mert egy üzletvezető rendszerbe integrált értékesítési számlázást vásárol, nem önálló orvosi terméket. A csapda az, hogy vállalati árakat fizet olyan képességekért, amelyeket az üzlete sosem fog használni. Egy optikus számára a számlázásnak egy megfizethető, átlátható havi előfizetésben kellene jönnie, nem külön, drága modulárral.
Viszonyításként a nyilvános Glasson arlista tartalmazza a számlákat és a teljes értékesítési folyamatot a csomagjaiban: az Optician csomag, havi 149–159 $ nettó, együtt fedi le a számlázást, a készletet, a keresőt és a korlátlan munkatársat és ügyfelet. Az árajánlatok összehasonlításakor győződjön meg róla, hogy a számlázás nem egy külön tétel, amelyet egy alapdíjra halmoznak.
Teszteld a Glassont 7 napig ingyen
Van kérdése? Hagyja meg elérhetőségeit és visszahívjuk.
Hogyan válasszon végül?
Igazítsa az eszközt ahhoz, ahogy az üzlete valójában beszed, és hagyja figyelmen kívül a funkciókat, amelyek egy olyan vállalkozásra irányulnak, amely nem az öné. A helyes választáshoz vezető legrövidebb út az őszinteség arról, mit csinál naponta. Ha szemüveget és szolgáltatásokat ad el közvetlenül ügyfeleknek, válasszon egy rendszert, amelyben a számlázás az eladásba integrált, a kartotékaihoz kapcsolt, felhőalapú és átlátható árú, és hagyja ki az összes klinikai gépezetet.
Próbálja ki, mielőtt elkötelezné magát. Vigyen át néhány valós eladást egy ingyenes próbaidőszakon —alkalmazzon kedvezményt, vegyen fel előleget, nyomtasson számlát—, és nézze meg, az eladás részének érződik-e a számlázás, vagy egy ráragasztott feladatnak. Elindulhat a Glasson funkcióinak áttekintéséből.
Gyakran ismételt kérdések
Mi a különbség az optikai számlázás és az orvosi számlázószoftver között?
Az optikai számlázás kiskereskedelmi eladásokat kezel —számlák, kedvezmények, előlegek, áfa—, míg az orvosi a biztosítói igényeket és a kódolást kezeli. Egy optikai üzletnek általában értékesítési számlázásra van szüksége, nem az orvosi rendelőkre készült klinikai gépezetre.
Valóban szükségem van külön számlázószoftverre?
Általában nem: a számlázásnak az üzletvezető rendszere részének kellene lennie. Amikor a számlázás, a kedvezmények és a fizetések az értékesítési folyamatban élnek, egy külön számlázóalkalmazás csak kettős beírást hoz létre. Egyetlen összekapcsolt rendszer egyszerűbb és olcsóbb.
Tudja a szoftver kezelni az előlegeket a lencserendeléseknél?
Kellene, mivel a részletfizetések normálisak az optikában. A Glasson lehetővé teszi a részfizetések, kedvezmények és visszáruk rögzítését egy rendelésen, és automatikusan követi a függő egyenleget. Ez akkor számít, amikor az átvétel hetekkel a rendelés után van.
Kezeli a különböző áfakulcsokat?
Igen: az állítható áfa alapvető követelmény. Egy eladás közben válthatja az áfakulcsot, és hagyhatja, hogy a végösszegek maguktól újraszámolódjanak, ami kézi számítás nélkül tartja pontosan a számlákat. Ez elkerüli az apró hibákat, amelyek felhalmozódnak.
Megjelennek a számlázási adatok az ügyfélkartotékaimban?
Egy összekapcsolt rendszerben automatikusan. A Glasson az értékesítési és fizetési előzményt minden ügyfélprofilban tartja, a receptek és preferenciák mellett, hogy pontosan lássa, mit vásárolt és fizetett egy ügyfél.
Biztonságos a felhőalapú számlázás a pénzügyi adatok számára?
Igen, ha a szolgáltató megfelelő védelmet alkalmaz. A Glasson valós időben tartja a számlázási adatokat, a jogosult felhasználókra korlátozza a hozzáférést, és betartja az adatvédelmi követelményeket, ami általában biztonságosabb, mint egyetlen irodai számítógép.
Szabályozhatom, mely munkatárs látja a pénzügyi adatokat?
Igen, jogosultsági szintekkel. A Glasson Adminisztracio lehetővé teszi a hozzáférések kiosztását, hogy a munkatársak csak a szükséges adatokat lássák, az érzékeny számlázási információt a megfelelő embereknek fenntartva.
Hogyan követem a függő egyenlegeket és a folyamatban lévő rendeléseket?
A jelentés szekcióján keresztül. A Glasson Statisztikak a függő rendeléseket és értéküket a bevétel és a kassza mellett mutatja, hogy mindig tudja, mi a tartozás és mi jön be.
Mennyibe kellene kerülnie egy optikai számlázószoftvernek?
Egy megfizethető előfizetésben kellene jönnie, nem drága modulként. A Glasson a számlázást és a teljes értékesítési folyamatot a csomagjaiban tartalmazza, az Optician csomaggal havi 149–159 $ nettó áron. Kerülje a klinikai platformokat biztosítói számlázási árazással.
Kipróbálhatom a számlázási funkciókat vásárlás előtt?
Valós tranzakciókkal kellene tesztelnie őket. Használjon egy ingyenes próbaidőszakot, hogy valós eladásokat vigyen át —kedvezményeket alkalmazzon, előlegeket vegyen fel, számlákat nyomtasson—, és megerősítse, hogy a számlázás illik ahhoz, ahogy az üzlete működik, mielőtt elkötelezné magát.
