Optikai üzletirányító rendszer: Amire valójában szüksége van és hogyan kezeli a Glasson

Egy optikaüzlet működtetése több mozgó alkatrész együttes kezelését jelenti, mint a legtöbb kiskereskedelmi vállalkozás. Időpontok egyeztetése, szemvizsgálat, receptek nyilvántartása, lencseválasztás, keretértékesítés, készletnyilvántartás több beszállítónál, ügyfélkövetés, személyzeti engedélyek és nap végi jelentések – mindezt egyetlen munkanapon belül. Sok rendelő ezt különálló eszközök egyvelegével kezeli: egy az ütemezéshez, egy a készletnyilvántartáshoz, egy táblázat az ügyféladatokhoz, esetleg egy általános POS az értékesítéshez. Működik, amíg már nem működik. Ez a cikk azt tárgyalja, hogy mit kell kezelnie egy erre a célra épített optikaüzlet-kezelő rendszernek, és hogyan közelíti meg a Glasson az egyes részeket.

Főbb információk

• Az optikaüzletek 67%-a nem gyűjt adatokat az ügyfelek értékesítési adatairól.– egy olyan rés, amely közvetlenül korlátozza az ismételt értékesítést és a személyre szabott szolgáltatást.
• Az ügyfelek 81%-a azt mondja, hogy döntéseiket a kapott ügyfélszolgálat színvonala alapján hozzák meg.
• Az ügyfelek 85%-a hasznosnak találja, ha SMS-ben emlékeztetőt kap a szemüvege átvételére., és 75%-kal több ügyfél-elköteleződés figyelhető meg, amikor az ügyfelekkel SMS-ben veszik fel a kapcsolatot.
• Egy valóban integrált optikai áruház-kezelő rendszer minden átadás-átvételkor kiküszöböli a manuális adatbevitelt – a vizsgálattól a lencseválasztásig, a lencseválasztástól a megrendelésig, a megrendeléstől az ügyfélértesítésig.
• A Glasson Lens Finder több mint 3 millió lencsekombinációt keres 0,2 másodperc alatt, több mint 22 000 látáshiba-kombinációt lefedve.
• A több telephellyel rendelkező praxisok egyetlen fiókból kezelhetik az összes fiókot – a közös ügyfeleket, a közös készletet és a készletátutalásokat.

Miért kinövik az optikák az általános kiskereskedelmi szoftvereket?

Az általános kiskereskedelmi szoftverek egy egyszerű tranzakció köré épülnek: a vásárló kiválaszt egy terméket, fizet érte, majd távozik. Az optikai kiskereskedelem nem így működik. Mielőtt egy eladás megtörténhetne, általában szemvizsgálaton esnek át. A vizsgálat során receptet generálnak. A receptnek meg kell egyeznie a megadott lencseparaméterekkel. Ezeknek a lencséknek illeszkedniük kell az ügyfél által választott kerethez. A teljesített megrendelést a gyártáson vagy a szállításon keresztül nyomon kell követni, és az ügyfelet értesíteni kell, amikor a termék átvehető.

Ezek egyike sem illik egy szabványos kiskereskedelmi POS modellbe.Amikor a szemészeti praxisok megpróbálják a generikus eszközöket erre használni, párhuzamos rendszereket hoznak létre, amelyeket manuálisan kell szinkronizálni: a vizsgálati feljegyzés az egyik helyen, a lencserendelés egy másikon, a páciens előzményei pedig valahol máshol.Minden egyes manuális átvitel a rendszerek között időveszteséget és hibalehetőséget jelent.

Egy optikaüzletek számára létrehozott menedzsment rendszer az egész láncot egyetlen, összekapcsolt munkafolyamatként kezeli. Ez a gyakorlati különbség – nemcsak jobb szoftver, hanem kevesebb átadás, kevesebb hiba és gyorsabb kiszolgálás attól a pillanattól kezdve, hogy az ügyfél belép, egészen addig, amíg távozik az új szemüvegével.

Mit kell lefednie egy optikai üzletirányítási rendszernek?

Mielőtt konkrétan a Glassonra koncentrálnánk, érdemes tisztázni, hogy mi is valójában a munkaköri leírása ennek a szoftvertípusnak. Az optikai üzletek menedzsmentje szélesebb körű, mint a legtöbb kiskereskedelmi menedzsment – ​​egy fedél alatt lefedi a klinikai, a kiskereskedelmi és az operatív funkciókat.

Íme egy referencia nézet az alapvető funkcionális területekről és arról, hogy mit kell tenniük:

Ez egy széles hatókör – és ez az oka annak, hogy létezik egy erre a célra épített optikai platform, ahelyett, hogy csak egy kiegészítőkkel ellátott kiskereskedelmi POS lenne. Nézzük meg, hogyan fedi le a Glasson ezeket a területeket.

Hogyan kezeli a Glasson az ügyfél- és CRM-oldalt?

Az ügyféladatok mindennek az alapját képezik egy optikában. Ha nem tudja, mit vásárolt legutóbb az ügyfél, milyen volt a receptje két évvel ezelőtt, vagy hogy a könnyű kereteket részesíti-e előnyben, akkor minden látogatást a nulláról kezd.

A Glasson ügyfélkezelő modulja egyetlen profilban tárolja a receptrekordokat, a személyes adatokat, a vásárlási előzményeket és a fájlokat – beleértve az ügyfelek által vásárolt szemüvegek fotóit is. A munkatársak fájlokat csatolhatnak az ügyfelek adataihoz, menthetnek jegyzeteket a látogatásokról, és a munkafolyamat bármely pontján hozzáférhetnek bármely ügyfél teljes előzményéhez.

A mögöttes számok érdemesek megjegyezni: az optikaüzletek 67%-a jelenleg egyáltalán nem gyűjt adatokat az ügyfelek értékesítési adatairól.Ez nem egy apró hatékonysági hiányosság – ez egy strukturális hiányosság, amely korlátozza az upsell beszélgetéseket, a visszahívási kampányokat és a személyre szabott ajánlásokat.

AÜgyfelek modulA Glasson közvetlenül integrálódik az értékesítéssel, a készletgazdálkodással és a kommunikációval – így amikor egy ügyfél ellátogat hozzánk, a nyilvántartásában nemcsak az szerepel, hogy kik ők, hanem az is, hogy mit vásároltak, mikor jártak utoljára, és hogy néznek ki a receptelőzményeik.

Mi a helyzet az utólagos kommunikációval?

Könnyebb megtartani az ügyfeleket, ha van egy olyan rendszered, amely kezeli a kommunikációs oldalt anélkül, hogy a személyzetnek manuálisan kellene nyomon követnie, hogy kivel és mikor kell kapcsolatba lépni. A Glasson kommunikációs modulja kezeli az automatizált SMS- és e-mail üzeneteket, az üzenetsablonokat, a tömeges küldést és a rendeléskész értesítéseket.

Az elköteleződési adatok itt meghökkentőek: az ügyfelek 85%-a hasznosnak találja, ha SMS-ben emlékeztetik őket a szemüvegük átvételére, és az SMS-ben történő kapcsolatfelvétel összességében 75%-kal nagyobb ügyfél-elköteleződést eredményez.Ez nem kis hatás – egy egyszerű automatizált üzenet a megfelelő pillanatban az egyik legnagyobb megtérülést hozó intézkedés, amit egy optikus praxis tehet.

A Glasson lehetővé teszi, hogy SMS prémium üzeneteket állítson be úgy, hogy a feladó cége neve szerepeljen a telefonszám helyett, ami másképp jelenik meg az ügyfeleknél, mint egy névtelen szám. A sablonok tartalmazzák az időpont-emlékeztetőket, a rendeléskész értesítéseket, a különleges ajánlatokat és bármilyen egyedi alkalmat, amelyet szeretne elismerni.

A teljes elérhetőség leírása a következő oldalon található:Kommunikációs funkcióoldal.

Hogyan kapcsolódik az időpontfoglalás és a klinikai munkafolyamat az értékesítéshez?

Ez az integráció a legfontosabb az optikai kiskereskedelemben – és ez okozza a legtöbb súrlódást, ha hiányzik. Ha a foglalási rendszer, a vizsganyilvántartás és az értékesítési munkafolyamat különálló eszközökben van, valakinek manuálisan kell áthidalnia a réseket minden egyes átadáskor.

Hogyan működik az online foglalás Glassonban?

A Glasson egy online foglalási modult is tartalmaz, amely lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy közvetlenül foglaljanak időpontot – anélkül, hogy telefonon kellene felhívniuk a rendelőt. A foglalás megjelenik a rendelő naptárában, és automatikus emlékeztetőket küldhetünk az időpont előtt, hogy csökkentsük a meg nem jelenéseket. Azoknak az ügyfeleknek, akik a nap folyamán gyakran nézik a telefonjukat, a rendelési idő nyitásának megvárása nélkül bármikor foglalhatnak időpontot, ami egy praktikus kényelem, ami tényleges foglalássá alakul.

Az időpontfoglalási munkafolyamat közvetlenül a vizsganyilvántartásba kerül.Amikor a kliens megérkezik, az adatai már benne vannak a rendszerben. A vizsgálat befejezése után a recept rögzítésre kerül a Glasson Eye Care moduljában – és a recept adatai további bevitel nélkül bekerülnek a lencsekeresőbe.

A foglalási oldalon találhatók a részletek.Online foglalási oldal.

Mi történik a vizsga és az eladás között?

Itt érdemli ki helyét a Glasson Lens Finder. Miután a dioptria bekerült a rendszerbe, az optikus a Lens Finder segítségével több mint 3 millió lencsekombináció közül kereshet kevesebb mint 0,2 másodperc alatt – optikai teljesítmény, majd fizikai paraméterek, például index, átmérő, anyag és bevonat alapján szűrve. Az eredmények megjelenítik a dioptriának megfelelő elérhető lencséket, és egyetlen kattintással elindítható az eladás.

Ez az út – a vizsgálati feljegyzéstől a lencseillesztésen át a teljesített rendelésig – teljes egészében a Glassonon belül zajlik.Nincsenek kapcsolórendszerek, nincs kézi átírás, nincs külön katalógusellenőrzés. A vizsgálóban kiadott recept ugyanazon adatokon alapul, amelyek a lencse kiválasztását és a rendelést is meghatározzák.

A Lencsekereső működéséről bővebben a következő helyen olvashat:Objektívkereső funkcióoldal.

Hogyan kezeli a Glasson a készleteket egy vagy több üzletben?

Az optikában a készletgazdálkodás valóban összetett: több tucat színváltozatú kereteket, dioptriás lencséket, többféle csereütemezésű kontaktlencséket és kiegészítőket kell nyomon követni – mindegyikhez különböző beszállítók, átfutási idők és újrarendelési küszöbértékek tartoznak.

A Glasson készletmodulja a teljes termékkínálatot lefedi: szemüveglencséket, kereteket, kontaktlencséket és kiegészítőket, kategóriákba csoportosítva a könnyebb böngészés érdekében.A készletszintek valós időben frissülnek az értékesítéssel párhuzamosan. A rendszer FIFO készletgazdálkodást alkalmaz, támogatja a szállítások rögzítését és auditálását, valamint az aktuális készlet láthatóságát biztosítja az adagolási folyamat során – nem csak a nap végi jelentésekben.

Több telephelyű üzletek esetén a készlet több fiókra is kiterjed. A Glasson lánc összes üzlete ugyanazt a termékkészletet használja. Ellenőrizheti a készletszinteket telephelyenként, átutalásokat kezdeményezhet a fiókok között, és egyetlen fiókból megtekintheti az összesített képet – anélkül, hogy felhívná az egyes üzleteket, vagy külön rendszerekbe jelentkezne be.

Így néz ki ez működési szempontból:

• Valós idejű készletszinteklátható a keret és a lencse kiválasztása során – nem kínálnak olyan termékeket, amelyek nem elérhetők
• FIFO követésbeépített kézbesítési nyilvántartásokkal és audittámogatással
• Fiókonkénti részvénymegtekintésekegyetlen fiókból elérhető a láncpraxisok számára
• Készletátadás telephelyek közöttközvetlenül a rendszerben kezelve
• Kategóriacsoportosítása gyorsabb navigációért az értékesítés és a leltározás során

A leltár modul teljes leírása megtalálható a következő oldalon:Készletfunkció oldal.

Szakértő hangja

„A leggyakrabban az optikaüzletek tulajdonosaitól nem az a kérdés hallható, hogy »milyen funkcióik vannak«, hanem az, hogy »vajon a személyzetem ténylegesen használni fogja-e?«. Ez a helyes kérdés. Egy rendszer tartalmazhat minden funkciót, ami egy ellenőrzőlistán szerepel, de ha három képernyőre és egy kézikönyvre van szükség egy alapvető értékesítés lebonyolításához, a személyzet inkább megkerüli azt, ahelyett, hogy használná azt. A Glasson rendszert úgy tervezték, hogy a leggyakoribb napi feladatok – lencse keresése, eladás feldolgozása, ügyfél felkutatása, rendeléskész üzenet küldése – a lehető legkevesebb lépést igényeljék. Az integráció nem csak a modulok közötti adatáramlásról szól; arról is szól, hogy megszüntessék azokat a pillanatokat, amikor a személyzetnek meg kell állnia, kontextust kell váltania, vagy újra be kell írnia valamit, amit már egyszer beírt.”

Marcin Debski, a Glasson termékmenedzsere

Hogyan néz ki a jelentéstételi és adminisztrációs oldal?

Használható adatok nélkül működtetni egy praxist olyan, mint térkép nélkül navigálni – meg tudod csinálni, de rossz irányba fogsz menni, olyan helyekre, ahol nem kellett volna. Glasson statisztikai modulja azokat a számokat tartalmazza, amelyek fontosak a mindennapi és a hosszú távú döntések szempontjából.

Milyen adatokat ad Glasson?

A Statisztikák rész időszakonkénti bevételeket (egyéni dátumtartományokkal), értékesítési jelentéseket, függőben lévő rendeléseket és azok értékeit, a bejövő és kimenő bevételeket nyomon követő pénztárgép-nyilvántartásokat, a 10 legnagyobb termék- és ügyféleladást, valamint a pénzügyi teljesítményösszefoglalókat tartalmazza. Az adatok numerikusan és vizuális diagramokként is megjelennek, így kiválaszthatja az elemzés szempontjából legmegfelelőbb formátumot.

Ez a Top 10 nézet különösen hasznos a készletgazdálkodási döntéseknél: sokkal könnyebben tudhatjuk, hogy mely keretek és lencsekategóriák fogynak valójában, és ez segít az átrendelésben, mint a találgatás vagy a megszokás.

A teljes statisztikai lebontás megtalálható aStatisztikai funkcióoldal.

Hogyan kezeli a Glasson a több fióktelep adminisztrációját és biztonságát?

A láncok számára a Glasson adminisztrációs modulja egyetlen fióknézetet biztosít az összes telephelyen. Minden fiók ugyanazzal az ügyfélkörrel és termékkészlettel rendelkezik, helyspecifikus készletszintekkel és áthelyezési lehetőséggel. Ez azt jelenti, hogy egy ügyfél, aki az egyik fiókot felkeresi, bármely másikban teljes előzményekkel szolgálható ki – ami fontos azoknak a praxisoknak, akiknek az ügyfelei utaznak vagy a kényelem kedvéért különböző helyszíneket látogatnak meg.

A személyzeti jogosultsági szintek lehetővé teszik, hogy szabályozd, mit láthatnak és tehetnek az egyes szerepkörök.Egy recepciós feldolgozhatja az értékesítést és ellenőrizheti a készleteket; egy vezető megtekintheti a pénzügyi jelentéseket; csak a kijelölt munkatársak módosíthatják a készletnyilvántartásokat vagy férhetnek hozzá az érzékeny adatokhoz. A rendszer megfelel az adatvédelmi törvénynek, és valós időben menti az összes adatot a felhőbe – nincsenek helyi fájlok, nincs adatvesztés kockázata eszközhiba esetén.

Az adminisztrációs funkciók részletesen megtalálhatók aAdminisztrációs oldal.

Hogyan viszonyul a Glasson az optikai üzletek irányításának általános követelményeihez?

Ha azt vizsgálja, hogy a Glasson illik-e az Ön gyakorlatához – legyen az önálló telephely vagy lánc, független vagy növekvő –, íme egy közvetlen leképezés a közös követelményekről és arról, hogy mit kínál a platform:

Megéri-e Glassonra váltani, ha már meglévő eszközeiddel boldogulsz?

Ha a jelenlegi rendszered különálló eszközök gyűjteménye – egy időpont-egyeztető alkalmazás, egy POS rendszer, egy készletnyilvántartó táblázat, papír alapú vizsgajegyzőkönyvek –, az őszinte válasz az, hogy a tapasztalt súrlódás strukturális, nem csak arról szól, hogy mely konkrét eszközöket használod. Időt és pontosságot fordítasz a rendszerek közötti csatlakozásokra, amelyeket egy integrált platform automatikusan kezel.

A Glasson kifejezetten optikai üzletek számára készült, ami azt jelenti, hogy a beépített munkafolyamat-feltevések – a dioptriától a lencséig, a klienstől a kommunikációig, a vizsgálattól a rendelésig – a optikai gyakorlatok tényleges működését tükrözik, nem pedig azt, ahogyan egy általános kiskereskedelmi eszköz elvárná tőlük.

A 7 napos ingyenes próbaidőszak elegendő idő a tényleges munkafolyamat teljes körű lefuttatására: időpontfoglalás, vizsgálat elvégzése, lencsék keresése, eladás lebonyolítása és a kapott adatok ellenőrzése a statisztikai nézetben.Ez egy reális kép arról, hogy az integráció a leírtak szerint működik-e egy valós gyakorlati környezetben.

Kezdje a tárgyalást itt:glasson.app— előzetesen nem kell megadni a fizetési adatokat.

GYIK

Mi az az optikai üzletirányító rendszer?

Ez egy olyan szoftver, amely egy optikus praxis teljes működését lefedi: az ügyféladatokat, az időpontfoglalásokat, a szemvizsgálatokat, a lencseválasztást, az értékesítést, a készletnyilvántartást, az ügyfélkommunikációt és a jelentéskészítést – egyetlen integrált platformon, ahelyett, hogy különálló, egymástól független eszközökkel dolgoznánk.

Miben különbözik a Glasson egy általános kiskereskedelmi POS-tól?

A Glasson optikusi praxisok, nem pedig általánosságban kiskereskedelem számára készült. Tartalmaz egy Lencsekeresőt, amely több mint 3 millió kombinációt keres a receptadatokból, egy Eye Care modult a vizsgálati eredményekhez, amely a lencseválasztásba integrálódik, valamint egy keretekhez, lencsékhez és kontaktlencsékhez tervezett készletnyilvántartó rendszert – mindezt egyetlen munkafolyamatban összekapcsolva.

Támogatja a Glasson a több telephelyes optikai gyakorlatokat?

Igen. A Glasson egyetlen fiókból támogatja az üzletláncok kezelését. Minden fiók ugyanazzal az ügyfélkörrel és termékkészlettel rendelkezik. Megtekintheti a fiókonkénti készletszinteket, kezdeményezhet készletátutalásokat, és kezelheti a személyzet engedélyeit a telephelyek között.

Hogyan csökkenti a Glasson a meg nem jelenések számát?

A Glasson kommunikációs modulja automatikus időpont-emlékeztető SMS-eket és e-maileket küld az ügyfeleknek. Az adatok azt mutatják, hogy az ügyfelek 85%-a hasznosnak találja az SMS-emlékeztetőket, és az SMS-kapcsolatfelvétel összességében 75%-kal több ügyfél-elköteleződést eredményez.

Online is tudnak időpontot foglalni az ügyfelek a Glassonon keresztül?

Igen. A Glasson online foglalási modulja önkiszolgáló foglalási lehetőséget kínál az ügyfeleknek, amely bármikor elérhető. A foglalások megjelennek a rendelő naptárában, és automatikus emlékeztetőket válthatnak ki.

Hogyan kezeli a Glasson a szemvizsgálatokból származó receptadatokat?

A Glasson Eye Care modulja rögzíti a vizsgálatokból származó vényre vonatkozó adatokat. Ezek az adatok közvetlenül a Lens Finderbe áramlanak a lencsekiválasztáshoz – manuális újbóli bevitel nélkül. A vizsgálati feljegyzés, a lencsekiválasztás és az értékesítés mind ugyanazon a csatlakoztatott rendszeren belül történik.

Milyen kommunikációs eszközöket tartalmaz a Glasson?

A Glasson SMS és e-mail üzenetküldést kínál sablonokkal, tömeges küldési képességgel, automatikus időpont-emlékeztetőket és rendeléskész értesítéseket. Az SMS prémium üzenetekben a cég neve jelenik meg feladóként, nem pedig telefonszámként.

A Glasson felhőalapú?

Igen. A Glasson teljes mértékben felhőalapú. Minden adat valós időben mentésre kerül, és bármilyen internetre csatlakoztatott eszközön – számítógépen, táblagépen vagy mobilon – elérhető. Nincs helyi telepítés, és a frissítések automatikusan érvényesülnek.

Milyen készletgazdálkodási funkciókat tartalmaz a Glasson?

A Glasson valós idejű készletnyilvántartással, FIFO-kezeléssel, szállításrögzítéssel és audittámogatással követi nyomon a lencséket, kereteket, kontaktlencséket és kiegészítőket. A készlet láthatósága aktív az értékesítési munkafolyamat során, és a több telephelyes gyakorlatok esetén a készlet közvetlenül a rendszeren keresztül mozgatható át a fióktelepek között.

Mennyi ideig tart az ingyenes próbaverzió, és mit tartalmaz?

A Glasson 7 napos ingyenes próbaidőszakot kínál, amely hozzáférést biztosít a teljes platformhoz – beleértve a Lens Findert, az ügyfélkezelést, a leltározást, a kommunikációt, az Eye Care modult, a statisztikai adatokat és az adminisztrációs eszközöket. A kezdéshez nincs szükség fizetési adatokra.

Olivia Wilson

Olivia Wilson – Optikai iparági szakértő & Üzleti tanácsadó. Olivia Wilson az optikai iparág specialistája, aki hatékony stratégiákra fókuszál az optikai üzletek kezelésében. Szakértő tartalmakat készít, hogy segítse az optikai üzletek tulajdonosait és vezetőit az értékesítés növelésében, az üzleti folyamatok optimalizálásában és a vásárlói hűség kiépítésében. Az évek során szerzett tapasztalatával jól ismeri az iparág egyedi kihívásait, és a piac realitásaihoz igazodó, gyakorlati megoldásokat kínál. Olivia az optikai marketingben, értékesítési stratégiákban és a vásárlói szolgáltatások minőségének javításában szakosodott. Elemzései és meglátásai segítik az optikai üzleteket abban, hogy jobb pénzügyi eredményeket érjenek el és kitűnjenek a versenytársak közül. Ha bizonyított módszereket keres optikai vállalkozása növekedéséhez, Olivia Wilson az a szakértő, akiben megbízhat.